Pautas de los CDC para la planificación clínica de vacunación contra la influenza a gran escala

Para facilitar la entrega eficiente y segura de vacunas disponibles a través de clínicas comunitarias, se han desarrollado estas recomendaciones y pautas para asistir a grupos de vacunación públicos y privados en la planificación de clínicas de vacunación contra la influenza a gran escala. Lo ideal sería que se compartieran los planes de los grupos públicos y privados para así identificar las mejores prácticas, evitar la superposición innecesaria de servicios y maximizar la entrega eficaz y eficiente de vacunas contra la influenza.

Este documento ofrece una guía general para ayudar a garantizar el funcionamiento eficaz de las clínicas de vacunación a gran escala y se organiza en torno a 8 encabezados principales:

1. Puestos de liderazgo
2. Necesidades de recursos humanos
3. Ubicación de la clínica de vacunación
4. Disposición y especificaciones de la clínica
5. Manejo de la multitud fuera de la clínica
6. Manejo de la multitud dentro de la clínica
7. Seguridad de la clínica
8. Publicidad de la clínica

Puestos de liderazgo

• Nombrar líderes locales para las clínicas a cargo de las actividades generales de la campaña de vacunación, y líderes para los sistemas de comunicación de los sectores públicos y privados
• Nombrar un director de la clínica y un líder de equipo a cargo de los suministros, logística, personal médico y funciones de apoyo y sus respectivos refuerzos

Necesidades de recursos humanos

• Buscar personal que ocupe los puestos de educadores-recepcionistas, inspectores de clientes prioritarios, personal de registro, inspectores médicos, cobradores de pagos/recolectores de formularios, supervisores de flujo de las clínicas, asistentes de vacunación, administradores de vacunas, personal de seguridad y emergencias médicas
• Satisfacer las necesidades idiomáticas de la comunidad usando personal multilingüe
• Preparar a los miembros del personal para conocer y cumplir con sus responsabilidades y poder responder correctamente las preguntas de los clientes
• Capacitar al personal para cumplir distintas tareas, si es posible, de manera que haya flexibilidad para satisfacer demandas en diferentes situaciones, a medida que las demandas se modifiquen
• Tener prevista la contratación de personal en caso de aumento de la demanda, particularmente al momento de abrir la clínica, cuando no existen citas previas o se espera gran cantidad de clientes sin cita
• En caso de aumento de la demanda, solicitar personal fuera del área de la ciudad/de agencias del condado y departamentos de salud, agencias locales de enfermería privada, asociaciones locales de enfermería, agencias locales de cumplimiento de la ley, comunidades médicas locales, estudiantes del área de salud y farmacia, grupos voluntarios y personal que trabaja en tiendas minoristas/corporaciones para trabajar en las clínicas
• Garantizar el bienestar del personal programando horarios de descanso y refrigerio en un área designada

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Ubicación de la clínica de vacunación

• Buscar gimnasios de escuelas, iglesias, auditorios, teatros u otros espacios públicos grandes bajo techo de fácil acceso para los ancianos y personas con incapacidades
• Garantizar la proximidad a centros urbanos y tránsito masivo, estacionamiento amplio, puertas de entrada y salida separadas, iluminación y calefacción adecuadas, baños funcionales y de fácil acceso, y espacio apropiado para todas las funciones de la clínica, como la evaluación médica, registro, almacenamiento de vacunas, vacunación y recreos para el personal
• Seleccionar un espacio destinado a áreas de reuniones razonablemente grandes y bien delimitadas fuera y dentro de la clínica

Disposición y especificaciones de la clínica

(Ver el diseño visual.)

• Establecer un flujo unidireccional de clientes desde un área externa de reuniones → área de examen de elegibilidad (múltiples puestos) → entrada de la clínica → sala(s) de espera → área de registro/preguntas y respuestas/llenado de formularios (múltiples puestos) → área de examen/tratamiento médico (según sea necesario) → área de pago de Medicare y otros (múltiples puestos) → área de vacunación (múltiples puestos) → salida alejada de la puerta de entrada
• Usar abundante cantidad de soga, puestos y carteles en varios idiomas, según sea necesario, en la(s) sala(s) de espera en el exterior y dentro de la clínica para marcar el camino que los clientes deben seguir de un puesto a otro
• Suministrar asientos para los clientes en cada puesto de vacunación, y uno o más puestos de vacunación rodeados de biombos donde los clientes con mucha ropa se puedan arremangar con discreción para ser vacunados
• Aislar área(s) privada(s) donde se pueda evaluar y tratar a los clientes que experimentan reacciones adversas agudas luego de la vacunación o que padecen problemas de salud
• Garantizar la presencia de un kit de emergencias médicas y designar un médico capacitado, técnico médico de emergencia (EMT), farmacéutico o enfermero certificado en resucitación cardiopulmonar básica que pueda brindar tratamiento en caso de reacciones alérgicas y atender problemas médicos de urgencia

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Manejo de la multitud fuera de la clínica

• Solicitar al personal que llegue entre 1 y 2 horas antes del horario de apertura de la clínica para que reciban y evalúen a los clientes aun cuando se hayan concertado citas con anticipación
• Disponer de instalaciones para clientes con necesidades especiales (tales como personas con discapacidades, de edad avanzada o gran fragilidad) de manera que puedan ingresar a la clínica de inmediato
• Formar a los clientes que llegan en varias filas y utilizar numerosos carteles y anuncios para aclarar quiénes pertenecen a los grupos de alto riesgo
• Comunicar a los clientes el número de dosis de vacunas disponibles en la clínica
• Enseñar a los clientes a evaluar su elegibilidad para recibir la vacunación consultando el formulario de autoevaluación de los CDC, o formulario similar, y la declaración de información sobre la vacuna (VIS, por sus siglas en inglés); ofrecer servicios de traducción cuando sea necesario
• Informar permanentemente a los clientes sobre el tiempo estimado que deben esperar para ser evaluados
• Si el número de vacunas es limitado y se la está priorizando para ciertos grupos, informar a los clientes que esperan que sólo se atenderá a las poblaciones de alto riesgo y se utilizará un sistema de numeración para clientes. Más información acerca de la Recomendaciones del ACIP en cuanto a la administración de una cantidad limitada de vacunas TIV a los grupos prioritarios.
• Designar al menos 2 inspectores por fila para reducir la cantidad de personas y los tiempos de espera al identificar y retener rápidamente a los clientes de alto riesgo y dispersar a los individuos que no tienen prioridad
• Distribuir entradas numeradas secuencialmente, VIS u otro tipo de formularios en los idiomas apropiados que autoricen la entrada a la clínica de los clientes de alto riesgo únicamente
• Brindar a los clientes que no pueden ser atendidos por falta de vacunas una lista actualizada de clínicas alternativas que administran la vacuna

Manejo de la multitud dentro de la clínica

• Vacunar siguiendo el orden de los números de entrada
• Disponer de instalaciones para clientes con necesidades especiales (tales como personas con discapacidades, de edad avanzada o gran fragilidad) de manera que puedan ser vacunados rápidamente, considerar una fila de vacunación dedicada
• Actualizar la situación de la clínica e informar sobre los tiempos de espera para la vacunación, de manera que las personas puedan irse libremente y regresar para ser vacunados
• Ofrecer materiales de entretenimiento, TV y/o refrigerios si se sabe con anticipación que los tiempos de espera serán prolongados
• Ayudar a las personas a completar los formularios requeridos (por ej., formularios de consentimiento y/o tarjetas de vacunación) teniendo suficiente personal a cargo del registro
• Designar personas a cargo de mantener abastecido al personal con gran cantidad de suministros, de manera que el personal de vacunación pueda permanecer en su puesto
• Mantener un flujo constante en la clínica de manera que quienes vacunan nunca se queden sin personas a quienes vacunar en sus puestos; redireccionar a las personas que producen demoras
• Llenar las jeringuillas con la vacuna en el momento de la vacunación únicamente, preparar sólo suficiente cantidad de vacuna como para satisfacer las necesidades de la clínica, aun cuando los proveedores insistan en llenar las jeringuillas con anticipación; nunca se deben llenar las jeringuillas previamente antes del horario de apertura de la clínica
• Desechar toda jeringuilla llena de vacuna que no se haya utilizado después del cierre de la clínica
• Brindar instalaciones adecuadas (tales como salas de espera, baños, agua) para satisfacer las necesidades de quienes acuden a la vacunación

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Seguridad de la clínica

• Solicitar a todo el personal que utilice tarjetas de identificación codificadas con colores según sus funciones laborales
• Considerar la idea de convocar a presencia uniformada para actuar como seguridad y ayudar a manejar la multitud
• Contratar a personal de seguridad para supervisar el ánimo de la gente que espera e informar sobre situaciones críticas al director de la clínica
• Proteger a la vacuna y al personal de la clínica y sus pertenencias
• Reclutar voluntarios locales familiarizados con las personas que se vacunan en la clínica ya que pueden desempeñarse eficazmente a la hora de eliminar tensiones entre la gente

Publicidad de la clínica

• Utilizar canales multilingües y multimedia para difundir en forma masiva el objetivo de la clínica, fechas, horarios, lugares y las poblaciones que serán vacunadas
• Dar instrucciones sobre cómo concertar citas por teléfono, personalmente o mediante otro sistema si se decide programar citas con anticipación
• Saber cuántas dosis de vacunas hay disponibles para una determinada clínica y cómo redistribuir las vacunas a través de tareas centralizadas o individuales para así satisfacer las necesidades urgentes de otros proveedores
• Reconocer que la programación de citas puede resultar abrumadora y por tanto imposible de mantener o satisfacer las necesidades de las personas que desean vacunarse en época de gran escasez de vacunas; remitir a los clientes a otros centros según sea necesario

Clínica de alto volumen de vacunación contra la influenza con 1) área de examen médico y controladores fuera de la clínica para determinar la entrada de los pacientes con alto riesgo y la salida de los pacientes que no presentan un alto riesgo. 2) Área de espera para información y comunicación ubicada en la entrada de la clínica. El personal recibe y guía a los clientes. 3) El área de inscripción y llenado de formularios consta de varias estaciones con sillas y mesas para completar los formularios. El personal médico y otros empleados responden preguntas. 4) La siguiente estación es para realizar pagos y obtener información sobre Medicare o seguros. 5) El personal guía al cliente a las filas de vacunación. 6) El personal guía a las personas a las mesas de vacunación. 7) Encargados de vacunación y asistentes en cada puesto. Los responsables abastecen a los encargados de la vacunación y asistentes. 8) El personal guía a quienes se vacunaron hasta la salida.

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Referencias

Estas consideraciones de planificación para una clínica de vacunación son una recopilación de conceptos y prácticas de diferentes fuentes: publicadas, no publicadas y de comunicación personal.
Fuentes publicadas:

• Prevención y control de la influenza: recomendaciones del Comité Asesor sobre Prácticas de Inmunización (ACIP)
• Plan contra la influenza pandémica del HHS [6 MB, 396 páginas]
• Actividades de vacunación: explicación y resultados de los ejercicios de vacunación masiva contra la viruela. Departamento de Salud Pública de San Francisco [3 MB, 27 páginas]

Fuentes no publicadas de documentos preliminares

• Administración de la Campaña de Vacunación y Control de Brotes; División de Meningitis y Agentes Patógenos Especiales, NCIS, CDC
•  Profilaxis comunitaria masiva: guía de planificación para preparación de la salud pública, octubre de 2004. Agencia para la Investigación y Calidad de los Cuidados de Salud, Rockville, MD. 
• Pautas generales para las clínicas de vacunación contra la influenza pandémica; División de Evaluación e Investigación sobre Servicios de Salud, NIP, CDC
• Influenza pandémica: listas de preparación para clínicas; División de Evaluación e Investigación sobre Servicios de Salud, NIP, CDC
• Planes de preparación contra la influenza pandémica de salud pública estatal y del condado; estados seleccionados
• Informes posteriores a la acción sobre ejercicios de profilaxis masiva y planes de inmunización de estados, condados y ciudades; estados seleccionados

Comunicación personal

• Reunión Cumbre Nacional de Vacunación contra la Influenza; integrantes del grupo de trabajo de los centros de vacunación, Departamento de Salud y Servicios Humanos, Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades