Planificación de evento
Planificacion de Eventos: Lista de cotejo para un evento exitoso
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Organizar un evento del Mes Nacional de la Recuperación (Mes de la Recuperación) es una gran manera de celebrar a las personas en recuperación, sus familias, y otras personas en la comunidad que hacen posible el vivir en recuperación. Los eventos ayudan a unir a aquellos que ya se encuentra en recuperación así como ayudar a esparcir más ampliamente el mensaje de que la prevención funciona, el tratamiento es efectivo y las personas se recuperan.
Los eventos del Mes de la Recuperación, no importa cuán grande o pequeño, pueden llegar a muchas personas al promover los beneficios de la recuperación. Ejemplos de eventos en las comunidades, del Mes de la Recuperación, a través del país pueden proveerte inspiración sobre como planificar tu evento. El Kit de herramientas del Mes de la Recuperación, también provee información extensa sobre planificación de eventos, alcance de medios, y otros recursos.
Seguido abajo encontraras recursos y consejos que te ayudaran a planificar un evento del Mes de la Recuperación exitoso.
Preguntas a tomar en consideración antes de planificar tu evento:
- ¿Qué tipo de evento queremos llevar a cabo (ej., caminata/carrera, BBQ, show de talentos, etc.)?
- ¿Cuánto dinero tenemos para llevar a cabo el evento? (Visite Recaudación de fondos: Documento de consejos y herramientas sobre recaudación de fondos.)
- ¿Hay alguna organización con la que debamos asociarnos?
- ¿Cuándo deberíamos llevar a cabo el evento?
Considera: Piensa en otros eventos que pueden estar ocurriendo al mismo tiempo. De esta manera puedes evitar competir por ciertas fechas, o quizás colaborar con otra organización para combinar los eventos.
- ¿Donde debemos llevar a cabo el evento?
- Considera: Es un lugar conveniente y que logísticas se requieren? Por ejemplo, si tu evento es al aire libre, puede que necesites carpas y baños portátiles. Si llevas a cabo un concierto benéfico necesitaras equipo audiovisual como consolas, bocinas y micrófonos.
- ¿Necesitamos algún tipo de ordenanza o permisos?
- ¿Serviremos comida?
- Considera: Necesitamos tener acceso a una cocina? Como mantendremos la comida caliente o fría?
- ¿Qué actividades se llevaran a cabo en nuestro evento?
- Considera: Queremos tener un orador invitado, entretenimiento, juegos, etc.?
- ¿Cómo promocionaremos el evento?
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Crea una itinerario de planificación de evento del Mes de la Recuperación
Estar organizado y preparado es clave para planificar un evento. Al prepara tu itinerario de planificación de evento, trabaja hacia atrás desde la fecha de tu evento. Piensa sobre las actividades y tareas que necesitan llevarse a cabo en cada paso, y desarrolla metas que estén atadas a determinadas fechas en tu lista de cotejo.
Recuerda, el tiempo de planificación varía dependiendo del tamaño de tu evento. Por ejemplo, una cena pequeña pudiera tomar una semana de planificación, mientras que una caminata 5K pudiera tomas meses de planificación. Abajo se muestra un itinerario de planificación de evento de dos meses que puedes utilizar de ejemplo para tu evento.
Ejemplo de itinerario de planificación de evento
Al menos 2 meses antes:
- Piensa sobre potenciales asociaciones de eventos
- Lleva a cabo teleconferencias o reuniones presenciales para desarrollar asociaciones
- Decide el papel que cada persona tendrá en la planificación, promoción y ejecución del evento
- Asegura tu comité de evento y lleva a cabo reuniones regularmente para llevar documentación del progreso
- Determina el tipo, tamaño y tema del evento
- Crea un presupuesto
- Selecciona la fecha del evento y asegura la localización
- Crea lista de invitados para individuos y organizaciones
- Planifica las logísticas (ej., actividades del evento, entretenimiento, equipo audiovisual, accesibilidad para individuos con discapacidades físicas, etc.)
- Determina si el local puede suplir algunas de las cosas que necesitaras (ej., sillas y mesas)
- Determina que materiales y servicios necesitaras de vendedores externos (ej., comida y bebidas; logos y banderines; decoraciones; baños; y obsequio para invitados)
- Investiga sobre vendedores y obtén estimados de costos para el alquiler de productos y servicios (Pregunta a colegas, amigos, y familiares por recomendaciones)
- Asegura y envía documentos para cualquier tipo de permiso especial u ordenanzas
- Identifica e invita oficiales locales, invitados especiales, expertos o artistas que quieres que participe o hable en el evento
- Envía una nota vía correo regular o electrónico para “Separar la fecha”
- Crea materiales promocionales
- Contacta a potenciales auspiciadores para donaciones
- Desarrolla un comunicado de prensa
- Crea un guion de radio de un anuncio de servicio público (PSA) para ser leído en vivo y así promover tu evento y compartirlo con estaciones de radio local
- Decide que medios de comunicación, si alguno, te gustaría invitar a tu evento
4 semanas antes:
- Confirma la asistencia de oficiales locales, invitados especiales, expertos, o artistas que participaran o hablaran en el evento
- Finaliza y envía los materiales promocionales (ej., hojas y panfletos) a la imprenta
- Distribuye las invitaciones
- Comienza a promocionar tu evento; utiliza las herramientas que están en funcionamiento, como la pagina web de tu organización y la lista de correo electrónicos, tablones de anuncios, y sitios de medios sociales como Facebook y Twitter, etc.
- Añade tu evento al calendario en línea del Mes de la Recuperación
- Asegura el servicio de comida y determina la fecha límite para enviar tu orden (idealmente será más cercano a tu evento cuando tendrás un estimado de los invitados)
3 semanas antes:
- Si buscas cobertura de medios de comunicación, desarrolla un asesor de medios
- Recuerda a las estaciones locales de radio que comiencen a promocionar los PSA’s
- Contacta a los oradores invitados o artistas para saber si necesitan materiales adicionales para sus presentaciones
- Continua promocionando tu evento utilizando los medios sociales, hojas, y demás promociones hasta el día del evento
2 semanas antes:
- Envía los asesores de medios
- Finaliza las logísticas del evento (ej., estacionamiento, audiovisual, diseño del salón, y envía la orden de alimentos)
- Crea el itinerario y agenda para el día del evento (incluyendo las tareas del equipo de trabajo)
- Desarrolla e imprime programas de eventos especiales
1 semana antes:
- Finaliza la agenda de eventos y compártela con el equipo de trabajo y voluntarios
- Explica a tu equipo de trabajo y voluntarios sus tareas asignadas durante el día del evento
- Mantén contacto con los medios locales
- Contacta a los oradores o artistas invitados para asegurar que tienen la información de hora y lugar correcta y la persona de contacto para el día del evento
- Crea las escarapelas de nombres o coloca tarjetas de identificación para invitados, miembros de comité, y/o miembros de la organización
- Conduce una caminata final a través de la localidad donde se llevara a cabo el evento
- Lleva a cabo un ensayo para los oradores o grupos de artistas que serán parte del evento
Semana del evento:
- Distribuye los comunicados de prensa
- Prueba los equipos y tecnología que será utilizada en el evento (ej., sonido, luces, video)
- Llega temprano el día del evento para asegurar que el equipo de trabajo/voluntarios están es sus puestos (ej., dirigiendo el tráfico, supervisando los alimentos, asistiendo a los invitados especiales, etc.)
- ¡Lleva a cabo tu evento y disfruta!
Semana después del evento:
- Envía notas de agradecimiento a invitados especiales, medios de comunicación y socios de la comunidad
- Reúnete con los miembros del comité para evaluar el éxito del evento y discutir las lecciones aprendidas
- Revisa y finaliza todos los pagos a vendedores y facturas
- Sube los resultados de tu evento a la página web del Mes de la Recuperación, incluye fotos, videos, etc.
Recursos adicionales de planificación de eventos que pueden ser útiles:
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Asuntos especiales: Oradores y permisos
Asegura un orador
Tener un orador invitado añade contexto y propósito a tu evento. El orador invitado debe ser capaz de articular la importancia de la prevención y el tratamiento de desordenes mentales y/o de uso de sustancias y entender el impacto en tu área local. Al escoger un orador potencial, considera la audiencia del evento, ya que debe ser alguien que conecte con tu audiencia a un nivel personal. Puedes comenzar creando una lista de 3-4 posibles oradores basada en las necesidades del evento y posiciona a cada orador en orden de prioridad. Aquí se presentan pasos para llevar tu lista de “posibles oradores” a un “orador confirmado:”
- Escribe una carta o correo electrónico para extender la invitación a tu primera opción de orador y determina su disponibilidad:
- La carta o correo electrónico debe detallar el propósito y resumen del evento, temas potenciales, su papel durante el evento y una persona de contacto para más información.
- Si el orador confirma, coordina una llamada telefónica o una reunión presencial para proveer más detalles sobre tu evento y su participación.
- Trabaja con tu orador para asegurarte que tiene un entendimiento solido de la meta y el propósito de tu evento, para que el orador pueda preparar un mensaje apropiado.
- El día del evento, designa una persona de contacto para asistir al orador de ser necesario.
Obtén Permisos u Ordenanzas
Para algunos eventos, tales como aquellos donde se cierra una calle local, tienen entretenimiento en vivo o sirven comida, puede ser requerido el obtener aprobaciones especiales.
Cada ciudad y pueblo es diferente, así que es extremadamente importante verificar con la oficina de Desarrollo y Planificación Comunitaria de tu gobierno local para determinar si necesitas un permiso, licencia, u ordenanza para tu evento. Obtén toda la documentación necesaria y mantente al tanto de las fechas límites de envío y honorarios. Es importante el contactar a tu oficina local de gobierno temprano en el proceso de planificación, al menos 4 semanas antes de tu evento.
Por ejemplo, si estas llevando un evento del Mes de la Recuperación en un parque local en Daytona Beach, FL deberías:
- Visitar el sitio web de la Ciudad de Daytona Beach.
- Haz click en el enlace “Departments” localizado en la seccion de “Government” de este sitio.
- Selecciona “Cultural Services” y luego selecciona “permits.”
- Revisa las guías para asegurar los permisos para eventos en Daytona Beach.
- Completa el envío de las formas para un evento comunitario, y envíalas a la oficina designada, junto con tu pago dentro del periodo tiempo especificado.
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