Si emplea a una persona para trabajar en su casa, tal como una persona de limpieza, cocinero, jardinero, niñera o nana, tanto usted como su empleado deben saber cómo pagar impuestos de Seguro Social y Medicare.
Algún día su trabajador doméstico podría tener derecho a beneficios de Seguro Social y Medicare —si usted deduce los impuestos de Seguro Social y Medicare del salario del empleado, paga los impuestos al Servicio de Impuestos Internos (IRS, siglas en inglés) e informa estos salarios al Seguro Social.
Cuando informa esos salarios y paga los impuestos, su empleado recibe créditos para beneficios de Seguro Social y la cobertura de Medicare. Estos incluyen beneficios por jubilación (tan temprano como a los 62 años de edad) e incapacidad para el trabajador y sus dependientes. También incluye beneficios de sobrevivientes para los dependientes del trabajador cuando éste fallezca.
¿Qué salarios se deben informar?
Si usted le paga a un trabajador doméstico más de $1,800 en salarios en efectivo durante el 2012, tiene que deducir los impuestos de Seguro Social y Medicare e informar los salarios anualmente. Esto incluye cualquier dinero en efectivo que usted paga para cubrir los gastos de transportación, comida o vivienda del empleado. Si no informa los salarios a tiempo, es posible que tenga que pagar una multa además de los impuestos atrasados.
¿Tienen los trabajadores domésticos cobertura de Seguro Social?
Si usted le paga a un trabajador doméstico $1,800 o más en salarios en efectivo durante el año, los salarios están cubiertos por el Seguro Social. Sin embargo, ciertas reglas especiales aplican en las siguientes situaciones.
Si administra un hotel o casa de huéspedes, todos los salarios que le pague a los empleados deben ser informados, aunque sean menos de $1,800 al año.
No tiene que pagar impuestos de Seguro Social a los trabajadores domésticos (como niñeras o nanas) menores de 18 años, a menos que el trabajo doméstico sea el oficio principal del trabajador.
Si emplea a sus niños mayores de 21 años de edad para desempeñar algún trabajo doméstico para usted, tiene que pagar impuestos de Seguro Social sobre los ingresos de ellos. En ciertas situaciones, se requiere que pague impuestos sobre el trabajo doméstico desempeñado por su padre o madre.
Para informarse mejor, comuníquese con cualquier oficina del Seguro Social.
Comuníquese con el IRS con respecto a los requisitos o formularios necesarios para hacer el informe. Los empleados del IRS le dirán cómo llenar los formularios, y cuándo y dónde debe presentarlos.
También puede ver la publicación número 926 del IRS titulada, Household Employer’s Tax Guide (en español, Guía de impuestos para empleadores de trabajadores domésticos), (solo disponible en inglés) para informarse mejor acerca de qué formularios usted necesita presentar y cuándo lo debe hacer. Mientras tanto, estos son algunos datos que querrá saber.
Mantenga un registro—Para propósitos de Seguro Social, usted necesita el nombre, dirección, y número de Seguro Social de cada trabajador doméstico y la cantidad de salarios que le ha pagado. Copie el número de Seguro Social directamente de la tarjeta de Seguro Social de cada individuo. Si un empleado no tiene una tarjeta, él o ella debe solicitarla en cualquier oficina de Seguro Social.
Deducción de impuestos de Seguro Social y Medicare—La tasa de impuestos de Seguro Social en el 2012, para el empleado es 4.2 porciento hasta un máximo de $110,100 en salarios. En el 2012, la tasa de impuestos para los empleadores es 6.2 porciento en salarios hasta un máximo de $110,100. La tasa de impuestos de Medicare para ambos, empleados y empleadores es 1.45 porciento sobre el salario total.
Presente su informe—Use su propia declaración de impuestos federales (formulario 1040 del IRS) para informar salarios de más de $1,800 que le haya pagado al trabajador doméstico. (En Puerto Rico comuníquese con el Servicio de Rentas Internas Federales para instrucciones). Como empleador, usted paga su porción de los impuestos de Seguro Social y Medicare, junto con los impuestos que retuvo del salario de su empleado, cuando presente su declaración de impuestos.
Presente un formulario W-2 después de que termine el año —También tiene que darle a su trabajador doméstico las copias B, C, y 2 del formulario W-2 (Comprobante de salarios e impuestos) a no más tardar del 31 de enero del año después que se pagaron los salarios. Envíe la copia A al Seguro Social antes del último día de febrero. Puede obtener este formulario y las instrucciones sobre cómo llenarlo si se comunica con cualquier oficina del IRS o, si tiene una computadora con impresora y acceso al Internet, puede usar el servicio «W-2 Online». El servicio «W-2 Online» es la opción gratis del Seguro Social para que los empleadores envíen sus informes electrónicamente. Con este servicio usted tiene acceso al formulario W-2, en formato electrónico que puede llenar y presentar al Seguro Social a través del Internet. Este servicio también llena el formulario W-3 (transmisión) automáticamente por usted. También puede imprimir las copias que su(s) empleado(s) necesita(n) para declarar sus propios impuestos, al igual que las copias para sus archivos. Aunque este servicio está disponible solamente en inglés, proveemos instrucciones en español.
Para comenzar, necesitará inscribirse para recibir un «User ID» (Identificación de usuario) y una contraseña, lo cual usted puede hacer en el sitio de Internet para Empresas (BSO, siglas en inglés) en www. segurosocial.gov/bso/bsowelcome.htm. Para informarse mejor y adquirir instrucciones de paso-por-paso, visite el sitio de Internet en www.segurosocial.gov/employer/bsohbnew.htm. Aunque este servicio está disponible solamente en inglés, proveemos una Guía de BSO en español en www.segurosocial.gov/bso/bsowelcomespanish.htm, que le ayudará a llenar todas las pantallas que aparecen en inglés, paso-por-paso.
Cómo su trabajador doméstico gana créditos de Seguro Social
El trabajo doméstico se acredita un poco diferente a otros trabajos. Por lo general, una persona gana un crédito por cada $1,130 de ganancias informadas (en el 2012), hasta un máximo de cuatro créditos por año. Sin embargo, un trabajador doméstico solamente gana créditos de Seguro Social si tiene ganancias de por lo menos $1,800 de cada empleador. Por ejemplo, un trabajador doméstico que trabajó para tres empleadores y ganó $900, $1,000, y $1,800 respectivamente (un total de $3,700) solamente recibirá un crédito de Seguro Social por los $1,800 acreditados a su registro de ganancias.
El número de créditos que necesitan los trabajadores (inclusive los trabajadores domésticos) para tener derecho a beneficios de Seguro Social depende de la edad y el tipo de beneficio al que puedan tener derecho a recibir. La mayoría de las personas necesitan 10 años de trabajo (40 créditos) para tener derecho a beneficios. Las personas más jóvenes necesitan menos créditos para tener derecho a beneficios por incapacidad, o para que sus familiares tengan derecho a beneficios como sobrevivientes cuando el trabajador fallezca.
Recuerde, si no informa los salarios de su empleado, es posible que éste no acumule suficientes créditos para recibir beneficios de Seguro Social, o la cantidad del beneficio puede ser más baja..
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