Por Lesley Fair

Observe atentamente el lobby de cualquier edificio de oficinas y allí los encontrará: Ejecutivos muy atareados revisando los mensajes en sus computadoras de mano, revolviendo montañas de archivos de clientes y conversando animadamente con sus colegas a través de sus celulares. Nadie aprecia más los beneficios actuales de poder tener una oficina virtual portátil que el gran luchador de los caminos. ¿Pero cuando está en viaje de negocios, está seguro de mantener los mismos estándares de protección de datos? Estas son algunas recomendaciones para reducir los riesgos de una falla imprevista fuera de su oficina:

Proteja sus contraseñas.

Muchas compañías establecen contraseñas y números de acceso especiales para que los empleados las usen cuando están fuera de su lugar de trabajo. Resista la tentación de anotar estos datos en un papelito que guarda junto a su computadora portátil. No use teclas de método abreviado para programar contraseñas, códigos de acceso o números de tarjeta de crédito.

Guarde, cierre y duerma tranquilo.

Antes de partir de viaje de negocios, revise su maletín, su computadora de mano o PDA y su computadora portátil para descargar los datos que no debería llevar de viaje. Es mejor que la información vulnerable quede guardada dentro de un fichero con llave o almacenada en un CD o dispositivo portátil guardado cuidadosamente en su oficina.

Antes de volar, no deje de observar.

De acuerdo a los datos suministrados por una compañía que asegura computadoras personales, el 10% de los robos de computadoras portátiles se produce en los aeropuertos. Mantenga la mirada atenta sobre sus aparatos electrónicos cuando pasa a través del control de seguridad de un aeropuerto. No coloque su celular, su PDA, ni su computadora portátil en la cinta transportadora del control de seguridad hasta que la persona que está adelante haya pasado a través del detector de metales.

Miradas indiscretas.

Una encuesta realizada sobre los hábitos de las personas que viajan por negocios indica que un tercio de este grupo admite espiar la pantalla de la computadora de su compañero de asiento. No trabaje en archivos confidenciales de sus clientes hasta que se encuentre a salvo de las miradas indiscretas, o bien considere comprar un filtro para la pantalla de su computadora portátil.

En boca cerrada no entran moscas.

¿Alguna vez le dio una miradita a esos documentos que quedan abiertos en la computadora del business center del hotel? Y póngase a pensar en la información vulnerable exclamada durante las conversaciones a través del celular mantenidas a viva voz. Recuérdeles a sus empleados que mantengan la guardia alta en público. Nunca se sabe quién puede estar escuchando o espiando.

Instruya a los tele-empleados.

La información archivada en las computadoras hogareñas puede ser tan vulnerable como cualquier otra. Aunque las computadoras hogareñas se utilicen sólo ocasionalmente, exija a sus empleados que instalen en sus propias computadoras programas de protección firewall, antivirus y anti-spyware actualizados y que descarguen los “parches” de seguridad más recientes. Establezca normas que regulen el acceso a los datos vulnerables desde fuera de su negocio.

Borre la pizarra.

Con frecuencia, las personas que viajan por negocios son las primeras en tener los aparatos electrónicos más modernos, pero es necesario que tomen algunas precauciones para deshacerse de los viejos. Cuando se descartan computadoras, teléfonos celulares o computadoras de mano en desuso es posible que no sea suficiente eliminar los archivos utilizando los comandos del teclado porque los datos podrían permanecer archivados en la memoria de estos aparatos. Consulte con el personal de IT para ver si disponen de un programa de “borrado” que sirva para sobrescribir la memoria haciendo que los archivos queden irrecuperables.

Lesley Fair es una abogada especializada en el acatamiento de las normas legales aplicables a los negocios que se desempeña en el Buró de Protección del Consumidor de la FTC.

Julio 2007