Seguro Social

Si usted es dueño o administrador de una finca, hacienda, huerto u otra empresa agrícola donde cultiva frutas, vegetales o flores para venta, o si es cultivador, contratista de trabajadores agrícolas o capataz, este folleto tiene información importante para usted. El mismo explica lo que usted paga con sus impuestos de Seguro Social y Medicare, cómo informar los ingresos de sus empleados al Seguro Social y por qué es importante hacerlo. También explica cómo informar sus propios ingresos al Seguro Social, bien sea usted el dueño/administrador, socio, arrendatario, aparcero, contratista o capataz.

Generalmente, los beneficios de Seguro Social de un trabajador dependen de la cantidad de ingresos que ha ganado e informado. Por eso es tan importante informar los ingresos y salarios correctamente.

Los impuestos de Seguro Social y Medicare pagan lo siguiente:

• Seguro de Jubilación—Beneficios pagados mensualmente a trabajadores jubilados—tan temprano como a los 62 años de edad.

• Seguro de Incapacidad—Beneficios pagados mensualmente a trabajadores de todas las edades que tienen una incapacidad severa. En algunos casos, un trabajador joven puede tener derecho a beneficios por incapacidad después de sólo haber trabajado un año y medio.

• Seguro de Familia—Beneficios pagados mensualmente al cónyuge y los niños de un trabajador jubilado o incapacitado.

• Seguro de Sobreviviente—Beneficios pagados mensualmente al cónyuge viudo y a los niños de un trabajador fallecido. En algunos casos, la familia de un trabajador joven que fallece puede recibir beneficios aunque el trabajador solamente haya trabajado por un año y medio.

• Seguro Médico—Ayuda con las cuentas de hospital, así como protección limitada de estancia en una institución de enfermería especializada, cuidado de hospicio, y otros servicios médicos.

El informar los salarios correctamente es más que un asunto de impuestos. Ayuda a determinar quién tiene derecho a Seguro Social y cuánto él o ella y sus familias podrán recibir. Por eso siempre enfatizamos la importancia de registrar correctamente el nombre, apellido, número de Seguro Social y salario de usted y de cada uno de sus empleados. Asegúrese de usar el nombre y número de Seguro Social exactamente como aparecen en la tarjeta de Seguro Social.

La mayoría de los trabajadores agrícolas tienen la protección de Seguro Social. Si usted emplea trabajadores con protección de Seguro Social debe mantener registros de sus salarios, retener sus impuestos de Seguro Social y Medicare, informar sus salarios y pagar todos los impuestos correspondientes. Si no informa los salarios ni paga los impuestos correspondientes, puede estar sujeto a una multa. Si un trabajador agrícola avisa al Seguro Social que sus salarios no han sido informados, y tiene pruebas de esos salarios, la violación será informada al Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés).

Los trabajadores agrícolas bajo su dirección y control no pueden ser considerados contratistas independientes. Ellos son empleados y sus salarios tienen que ser informados al Seguro Social.

¿Cuándo tienen trabajadores agrícolas la protección de Seguro Social?

Un trabajador agrícola tiene la protección de Seguro Social si usted le paga al trabajador:

• $150 o más en salarios en efectivo durante un año calendario por trabajo de agricultura; o
• Menos de $150 en salarios en efectivo, pero los gastos totales de usted por trabajadores agrícolas son $2,500 o más en un año.

Sin embargo, hay una regla diferente si usted emplea braceros temporeros que viajan diariamente de sus hogares al trabajo, les paga por la cantidad de fruta o vegetal que recojan y trabajan menos de 13 semanas durante el año. Ellos sólo tienen la protección de Seguro Social, si usted les paga por lo menos $150 en efectivo por el trabajo.

¿Quién es el “empleador” de los trabajadores agrícolas?

Algunos agricultores emplean contratistas/capataces que son contratistas independientes para administrar todos los asuntos relacionados con los informes de salarios. Sin embargo, si un acuerdo por escrito declara que el contratista/capataz es el empleado del agricultor, el agricultor es responsable de mantener todos los informes de salarios y los registros. Si no existe un acuerdo por escrito use los reglamentos a continuación:

• El contratista/capataz paga a los trabajadores (aunque sea como representante del agricultor), entonces el contratista/capataz es el empleador; o
• El agricultor le paga a los trabajadores, entonces quien tenga el derecho final de controlar a los trabajadores en el trabajo es el empleador.

Cómo preparar un acuerdo por escrito

Si el agricultor y contratista/capataz están de acuerdo que el agricultor administrará los asuntos de Seguro Social y el contratista/capataz es empleado del agricultor, deben preparar un acuerdo por escrito. No se requiere un formulario específico, pero el acuerdo debe estar firmado por ambas partes e incluir lo siguiente:

• Nombre y dirección del agricultor y contratista/capataz;
• Ubicación de la finca, clase de cosecha y administración, y fechas aproximadas de trabajo;
• Declaración que el contratista/capataz proveerá una cuadrilla que haga el trabajo;
• Declaración que el contratista/capataz y los trabajadores de la cuadrilla son empleados del agricultor, quien informará sus salarios y pagará los impuestos correspondientes de Seguro Social y Medicare; y
• Declaración sobre los honorarios cobrados por el contratista/capataz por los servicios, salarios que han de pagarse a los trabajadores y cualquier arreglo que exista sobre transportación, vivienda y seguros.

Como empleador de trabajadores agrícolas, usted tiene que:

• Mantener un registro por cada trabajador—Indique el nombre del trabajador, número de Seguro Social (cópielo de la tarjeta de Seguro Social), salarios pagados en efectivo e impuestos que usted retiene. Si el trabajador agrícola está sujeto a la Ley de Protección de Trabajadores de Estación y Migratorios, el registro también debe indicar: la tasa de pago; horas totales de trabajo cada día y cada semana; la fecha en que los salarios fueron pagados; y el período de tiempo que cubre el pago.

• Deducir y pagar impuestos de Seguro Social—Generalmente, usted debe pagar los impuestos periódicamente durante el año usando cupones de depósito del talonario 8109, Federal Tax Deposit Coupon Book (en español, Libro de Cupones de Depósito de Impuestos Federales), disponible en las oficinas del Servicio de Impuestos Internos.

• Preparar el formulario 943—Una vez al año usted debe llenar el formulario 943 del Servicio de Impuestos Internos (Employers Annual Tax Return for Agricultural Employees; en español, Declaración de Impuestos Anual de Empleadores para Trabajadores Agrícolas). Los residentes de Puerto Rico deben usar el formulario 943PR (Planilla Para la Declaración Anual de la Contribución del Patrono de Empleados Agrícolas). Generalmente se debe someter este formulario antes del 31 de enero para los salarios pagados el año anterior. Usted tiene hasta el 10 de febrero si depositó todos los impuestos con sus cupones del año anterior.

• Proveer una declaración de pago y preparar el formulario W-2—Después que termine el año, prepare un W-2 (Comprobante de Retención de Salarios) para cada empleado a quien se le pagó un salario. (Los residentes de Puerto Rico deben preparar un W-2PR.) Incluya el valor en efectivo de cualquier pago que no fue en efectivo en el cuadrito “wages, tips, other compensation” (en español, sueldos, propinas, otra compensación) del W-2 (“sueldos” en el W-2PR), pero muestre sólo los salarios en efectivo en el cuadrito que dice “Social Security Wages” (en español, sueldos de Seguro Social) y en el cuadrito que dice “Medicare wages and tips” (en español, sueldos y propinas de Medicare). Envíe la Copia A del W-2, junto con el W-3 (Transmittal of Withholding Statements; en Puerto Rico, W-3PR, Informe de Comprobantes de Retención) a la Administración del Seguro Social antes del último día de febrero que sigue al año en que los salarios fueron pagados. (La dirección para su área se encuentra en las instrucciones del formulario W-3.) Dé las copias del W-2 al empleado antes del 31 de enero del año después que ganaron los salarios.

Si el trabajador agrícola se muda frecuentemente, y tiene problemas para recibir la correspondencia, usted puede entregarle el W-2 cuando termine el trabajo en vez de esperar hasta el 31 de enero del próximo año.

Para informarse mejor, obtenga la Publicación 51 del Servicio de Impuestos Internos, Circular A (Agricultural Employer’s Tax Guide; en español, Guía de Impuestos para Empleadores Agrícolas; esta publicación no está disponible en español). Para pedir formularios y publicaciones del Servicio de Impuestos Internos, usted puede llamar al número gratis 1-800-Tax-Forms (1-800-829-3676).

Es tan importante informar los sueldos de sus empleados al Seguro Social, como asegurar que usted reciba el crédito apropiado por sus propios ingresos. Los dueños/administradores, socios, arrendadores que asumen un papel activo en la administración de la finca, arrendatarios, aparceros, capataces o contratistas independientes, todos tienen la protección de Seguro Social.

Tipos de acuerdos de administración de fincas

Aquí se presentan algunos ejemplos de los acuerdos más comunes y cómo se deben informar los ingresos bajo cada acuerdo.

Acuerdo familiar

Usualmente, en una finca administrada por una familia, el jefe de la familia se considera un trabajador por cuenta propia, y los ingresos de la finca son acreditados a esa persona. Esto es cierto aunque los otros miembros de la familia le ayuden en la finca. En algunos casos, todos los miembros de la familia forman una sociedad y todos ganan créditos de Seguro Social basados en los ingresos de la finca. Si un esposo y una esposa forman una sociedad para administrar una finca, ambos deben informar por separado la parte que les corresponde de las ganancias para propósitos de Seguro Social, aunque hagan una declaración de impuesto sobre ingresos en conjunto.

Sociedad agrícola

Una sociedad agrícola se forma cuando dos o más personas se unen para administrar una finca. El acuerdo entre los socios es generalmente por escrito, pero puede hacerse verbalmente.

Algunas señas que indican la existencia de una sociedad son:

• Cada uno contribuye terreno, dinero o servicios;
• Cada socio tiene derecho a participar en la administración;
• Cada uno participa en las ganancias o pérdidas;
• Forman una agencia mutua, en cual cada socio puede representar al otro; o
• Existe responsabilidad colectiva, en cual cada socio es responsable por las deudas incurridas por la sociedad.

Cada socio es responsable de informar su propia parte de las ganancias para propósitos de Seguro Social.

Acuerdos de arriendo de finca

Probablemente, no hay dos acuerdos de arriendo de finca que sean exactamente iguales. Pero son similares en que el arrendador está de acuerdo en dejar al arrendatario usar la finca para cultivar sus productos y el arrendatario está de acuerdo en pagarle al arrendador con dinero en efectivo o con una porción de la cosecha.

Usted es un “arrendador” si alquila o arrienda a alguien un terreno que le pertenece a usted o que usted arrienda de otra persona.

El acuerdo entre usted y su arrendatario puede ser verbal o por escrito. La ventaja de un acuerdo por escrito es que es más fácil establecer cuál es la intención. Con un acuerdo verbal, puede ser que más tarde sea necesario obtener declaraciones de su arrendatario y otras personas que sepan del acuerdo entre ustedes.

El dinero en efectivo o porción de la cosecha que un arrendador recibe de su arrendatario puede ser incluido como ingresos de la finca para propósitos de Seguro Social solamente si el arrendador participa activamente en la producción o administración de la cosecha o ganado. Esto se llama “participación material”.

Tanto el arrendador que tiene “participación material” como el arrendatario o aparcero deben informar sus propias ganancias para propósitos de Seguro Social.

Contratistas y capataces de trabajadores agrícolas

Si usted es capataz o contratista de trabajadores agrícolas, puede ser el empleado del dueño o administrador de la finca, o un contratista independiente. Su situación depende completamente del acuerdo que haya hecho con el dueño o administrador de la finca. (Vea la sección, "¿Quién es el "empleador" de los trabajadores agrícolas?)

Si es un empleado, el agricultor debe entregarle talonarios de pago y formularios W-2, y retener sus impuestos de Seguro Social y Medicare, según se explica en la sección sobre "Las responsabilidades del empleador".

Sin embargo, si usted es un contratista independiente, se considera una persona que trabaja por cuenta propia, igual que el agricultor, y usted es responsable por pagar sus propios impuestos de Seguro Social y Medicare.

Cualquier persona que tenga ganancias netas de $400 o más en un año debe informar sus ganancias y pagar los impuestos de Seguro Social y Medicare correspondientes.

Si usted tiene menos de $400 de ganancias netas, aún puede pagar los impuestos y ganar la protección de Seguro Social y Medicare, usando el “método opcional de finca” para informar sus ganancias.

Calculando las ganancias netas

En general, sus ganancias netas de la finca son sus ganancias de la operación de la finca. Estas se calculan restando los gastos de negocio de finca permitidos, incluyendo depreciación, de su ingreso bruto de finca.

Cualquier pago que reciba de programas federales de agricultura debe contarse al calcular sus ganancias.

Sin embargo, las siguientes clases de ingresos no se deben contar cuando se calcula las ganancias netas para propósitos de Seguro Social:

• Ingresos de la venta de equipos o ganado que normalmente no vende como parte del trabajo de la finca (tal como animales usados para cría, trabajo, deporte o vacas de leche);
• Ingresos de vender madera en el tronco;
• Ingresos de la venta de terrenos;
• Ingresos de alquiler recibidos por un arrendatario que no participa activamente en la administración de la finca; y
• Cosechas o ganado que un aparcero regala al dueño o vende por él.

Usted debe usar el formulario 1040 Anejo F (Profit or Loss From Farming; en español, Ganancias o Pérdidas de Agricultura) para informar sus ganancias y gastos del año. Entonces debe llenar el Anejo SE (Self-Employment Tax; en español, Impuestos de Negocio Propio) para calcular cuánto debe pagar en impuestos de Seguro Social y Medicare. Debe rendir estos formularios junto con su formulario 1040 (Individual Income Tax Return; en español, Declaración de Impuestos Federales).

Si usted es residente de Puerto Rico, solamente debe llenar el formulario 1040 PR (Planilla para la Declaración de la Contribución Federal Sobre el Trabajo por Cuenta Propia).

Método opcional de finca

Si usted tiene ganancias netas bajas o pérdidas, puede ser que desee usar el “método opcional de finca” para informar sus ganancias. Usando este método, usted puede informar ganancias netas mayores a las que realmente tuvo, para que pueda pagar el impuesto sobre esa cantidad y adquirir protección de Seguro Social y Medicare. Usted puede usar este método en las siguientes situaciones:

• Si su ingreso bruto es $2,400 o menos, tiene la opción de informar su ganancia neta verdadera o dos tercios de la cantidad de su ingreso bruto.
• Si su ingreso bruto es más de $2,400, pero su ingreso neto es menos de $1,600, usted tiene la opción de informar su ganancia neta verdadera o $1,600.

Impuestos estimados

Si dos tercios de su ingreso neto es de agricultura, puede ser que se le requiera pagar un estimado de sus impuestos sobre ingresos, Seguro Social y Medicare antes de la fecha límite del 15 de abril. Generalmente, si usted rinde su declaración de impuestos y paga todos los impuestos que debe en o antes del 1.ro de marzo, no tiene que pagar un estimado de sus impuestos. Sin embargo, si va a esperar hasta el 15 de abril para rendir su declaración de impuestos, debe pagar un estimado de sus impuestos en o antes del 15 de enero, usando el formulario 1040-ES (Estimated Tax for Individuals; en español, Estimado de Impuesto de Individuo). Usted también puede dividir el pago de estos impuestos llenando la hoja de cálculo de impuestos estimados que se encuentra en las instrucciones del formulario 1040-ES, e incluyendo la cantidad de su impuesto sobre trabajo por cuenta propia en el cálculo.

Formularios de impuestos e información adicional

Podrá encontrar información más detallada en la publicación número 225 del Servicio de Impuestos Internos, Farmer’s Tax Guide (en español, guía sobre impuestos para agricultores; sólo disponible en inglés). Para pedir esta publicación y los formularios de impuestos que necesita, llame al número de teléfono gratis del Servicio de Impuestos Internos, 1-800-Tax-Form (1-800-829-3676).

También usted puede conseguir formularios en las oficinas del Servicio de Impuestos Internos, o en la mayoría de los bancos y oficinas de correo.

Además, usted puede obtener todos los formularios y publicaciones del Servicio de Impuestos Internos en el Internet en www.irs.gov/formspubs/index.html. (Seleccione “Español” del menú para obtener información en español.)

Si usted tiene preguntas sobre las declaraciones de impuestos sobre ingresos o los impuestos mismos, comuníquese con cualquier oficina del Servicio de Impuestos Internos o llame a su número de teléfono gratis, 1-800-829-1040. El número para las personas con impedimentos auditivos es 1-800-829-4059.

Nuestro sitio de Internet es un recurso valioso para obtener información sobre todos los programas del Seguro Social. Hay varias cosas que usted puede hacer por Internet.

Además de visitar nuestro sitio de Internet, también puede llamar a nuestro número gratis 1-800-772-1213. Las personas sordas o con problemas de audición pueden llamar a nuestro número TTY 1-800-325-0778.

Tratamos todas nuestras llamadas confidencialmente. Si desea el servicio en español, oprima el 2 y espere a que le atienda un agente. Podemos contestar preguntas específicas de lunes a viernes desde las 7 a.m. hasta las 7 p.m. Por lo general, su tiempo de espera será más corto si nos llama después del martes. Ofrecemos servicios de intérprete gratis tanto por teléfono como en nuestras oficinas. Además, ofrecemos información telefónica automatizada las 24 horas del día.

Queremos asegurarnos que usted reciba un servicio cortés y correcto. Por eso es posible que un segundo agente del Seguro Social escuche algunas llamadas.