Completando la Sección 1, Información y Verificación del Empleado

El empleador que complete el Formulario I-9 debe facilitar al empleado las instrucciones para el formulario y la Lista de Documentos Aceptables. Los empleados contratados recientemente deben completar y firmar la Sección 1 del Formulario I-9 a más tardar el primer día de trabajo con paga. Los empleadores deben hacer que los empleados completen el Formulario I-9:

• El primer día de trabajo con paga.
• Antes del primer día de trabajo si el empleador ha ofrecido un empleo a la persona y si el posible empleado lo ha aceptado.

Los empleados pueden obtener asistencia para completar la Sección 1, incluyendo los servicios de un traductor.

Responsabilidades del empleado para la Sección 1

Los empleados deben proporcionar lo siguiente:

• Nombre legal completo
  1. Si tiene dos apellidos (nombres de familia), se deben incluir ambos. Si la persona agrega un guión en los apellidos, se debe incluir el guión (-) entre los apellidos.
  2. Si tiene dos nombres, incluya ambos. Si la persona agrega un guión en los nombres, se debe incluir el guión (-) entre los nombres.
  3. Se debe incluir la inicial del segundo nombre si corresponde.
• Apellido de soltera según corresponda
• Dirección actual, con el nombre de la calle y el número (no se debe incluir el número de apartado de correos o P.O. Box), la ciudad, el estado y el código postal.
• Fecha de nacimiento
• Número de Seguro Social (esto es opcional, a menos que el empleador utilice E-Verify y que se haya emitido un número a la persona)
• Condición de ciudadano o inmigrante autorizado para empleo y (según corresponda) número de extranjero o de admisión y fecha de vencimiento de la autorización de empleo.
• Firma y fecha.

Los empleados deben firmar el formulario, incluso si tienen la ayuda de un redactor o traductor. El redactor o traductor que ayude al empleado también debe proporcionar su nombre, dirección, firma y fecha en el formulario.

Responsabilidades del Empleador para la Sección 1

El empleador debe:

• Revisar la información del empelado proporcionada en la Sección 1
• Cerciorarse de que el empleado haya proporcionado la información en todos los campos requeridos.

(Nota: No se requiere que los empleados proporcionen el número de Seguro Social en la Sección 1. Sin embargo, puede requerirse este número si el empleador usa E-Verify).

• Cerciorarse de que el empleado haya firmado y colocado la fecha en el formulario
• Asegurarse de que se haya completado la sección del redactor/traductor y de que tenga la firma y fecha, en caso de que el empleado haya recibido asistencia de un redactor o traductor.

Además: 

• Los empleadores deben notar si los empleados indican en la Sección 1 que la autorización de empleo vencerá.
• Es posible que los empleadores deban volver a verificar la autorización de un empleado cuando la autorización de empleo haya vencido. Los empleadores deben recordar a los empleados, al menos 90 días antes de que la autorización de empleo venza, que deberán presentar un documento de la Lista A o Lista C para demostrar la continuidad de la autorización de empleo para los efectos de esta nueva verificación. Los empleados deben presentar estos documentos en la fecha en que la autorización de empleo venza.

Tenga en cuenta que la fecha de vencimiento de la autorización de empleo proporcionada por el empleado en la Sección 1 puede coincidir o no con la fecha de vencimiento que aparece en el documento de la Lista A o Lista C que el empleado presente para la Sección 2, Revisión y Verificación del Empleador.

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