Los empleadores deben revisar los Formularios I-9 con cuidado inmediatamente después de que se completan para asegurarse de no cometer ciertos errores comunes.
En la Sección 1, los errores comunes que realizan los empleados incluyen lo siguiente:
No se indica el nombre en letra de imprenta, el nombre de soltera (si corresponde), la dirección o la fecha de nacimiento del empleado.
No se incluye el número “A” (Número de Extranjero) para un empleado que selecciona “Residente Legal Permanente”.
No se incluye el número “A” o el número de admisión para un empleado que selecciona “Extranjero autorizado a trabajar hasta el”.
No se incluye la firma del empleado ni la fecha de la declaración.
No se completa la Sección 1 para el momento en que el empleado empieza el trabajo con paga.
No se marca un encasillado para indicar si el empleado afirma ser un ciudadano o natural de Estados Unidos, un residente legal permanente o un extranjero autorizado a trabajar hasta una fecha establecida, o bien se marcan varias casillas para afirmar que presentan más de una de las condiciones especificadas anteriormente.
No se incluye el nombre, la dirección ni la firma del redactor o traductor (si corresponde).
No se indica la fecha en la casilla de certificación del traductor y redactor (si corresponde).
En la Sección 2, los errores comunes que realizan los empleadores incluyen lo siguiente:
No se registra un documento aceptable de la Lista A, ni documentos aceptables de la Lista B y Lista C en el formulario.
No se indica el título, la autoridad emisora, el número ni la fecha de vencimiento de los documentos de la documentación presentada.
No se indica el cargo, el nombre ni la dirección de la empresa.
No se indica la fecha en que se inició el empleo.
No se incluye la firma, el nombre en letra de imprenta ni la fecha de la declaración del empleador.
No se completa la Sección 2 al tercer día hábil posterior a la fecha en que el empleado empezó el trabajo con paga, o, en caso de que el empleado haya sido contratado por tres días hábiles o menos, no se completa esta sección en el momento en que el empleado empezó el trabajo con paga.
En la Sección 3, los errores comunes que realizan los empleadores incluyen lo siguiente:
No se indica el título, el número ni la fecha de vencimiento del documento correspondiente a la documentación aceptable presentada.
No se indica la fecha de contratación nueva, si corresponde.
No se indica el nombre nuevo, si corresponde.
No se incluye la firma del empleador ni la fecha.
Se completa la Sección 3 después de que venció la autorización para trabajar del empleado.
Consejos generales para completar el Formulario I-9
Al momento de completar el Formulario I-9, los empleadores deben asegurarse de lo siguiente:
La información proporcionada en el formulario debe ser clara y legible.
La fecha provista en la Sección 2 como fecha en que el empleado empezó el trabajo con paga debe coincidir con la fecha en los registros de la nómina.
Las marcas para resaltar, las perforaciones y las grapas no deben afectar la capacidad del funcionario autorizado de leer la información en el formulario.
Las copias de la documentación adjunta al Formulario I-9 deben ser legibles, en caso de que se realicen copias de la documentación.
Las abreviaturas deben comprenderse si se inspeccionan los formularios. Si una abreviatura no es conocida popularmente, no la use.
Todas las secciones correspondientes al formulario deben estar completadas.
Se debe usar la versión actual del Formulario I-9.
Se debe completar la versión en inglés del formulario, a menos que éste se complete en Puerto Rico (se puede completar la versión en español).
E-Verify mejora la integridad y la precisión del proceso de verificación de elegibilidad de empleo y puede ayudar a los empleadores a detectar algunos de los errores comunes cuando completan el mismo.
