Los empleadores pueden completar la Sección 3:
-
Cuando la autorización de empleo o la documentación de autorización de empleo de un empleado han vencido
-
Cuando se vuelve a contratar a un empleado dentro de los tres años de la fecha en que se completó originalmente el Formulario I-9.
-
Cuando un empleado cambia su nombre.
Nueva verificación
Cuando la autorización de empleo o la documentación de autorización de empleo de un individuo vencen, (en la mayoría de los casos) el empleador debe volver a verificar que el empleado aún esté autorizado para trabajar.
La fecha de vencimiento de la autorización de empleo proporcionada por el empleado en la Sección 1 puede no coincidir con la fecha de vencimiento del documento registrada por el empleador en la Sección 2. A fines de la nueva verificación, se debe utilizar la fecha menos reciente para determinar cuándo se requiere volver a verificar.
Se recomienda que los empleadores les recuerden a los empleados, al menos 90 días antes de la fecha en que se requiera volver a verificar, que deberán presentar un documento de la Lista A o Lista C que demuestre que la autorización de empleo puede continuar a la fecha en que la autorización de empleo o la documentación venzan. Si el empleado tiene un Formulario I-765, Solicitud de Autorización de Empleo pendiente con USCIS y la solicitud ha estado pendiente durante 75 días, el empleado puede llamar al Centro Nacional de Ayuda al Cliente o programar una cita INFOPASS en una oficina local para solicitar la aceleración del trámite.
Los empleadores no deben volver a verificar:
-
Ciudadanos de EE. UU.
-
Residentes Legales Permanentes (LPR, por sus siglas en inglés) que presentaron una Tarjeta de Residente Permanente (Formulario I-551) para la Sección 2
-
Documentos de la Lista B
A menos que no corresponda la nueva verificación (según lo establecido anteriormente), cuando la autorización de empleo o la documentación de autorización de empleo de un empleado venzan, el empleado debe presentar la documentación vigente de la Lista A o Lista C que evidencie que aún está autorizado para trabajar.
Para completar la Sección 3, el empleador debe realizar lo siguiente:
-
Analizar la documentación para determinar si aparenta ser genuina y si se refiere al empleado que la presenta. Si el empleador rechaza la documentación, éste debe permitir al empleado que presente otra documentación de la Lista A o Lista C
-
Registrar el título del documento, el número del documento y la fecha de vencimiento, según corresponda
-
Firmar y colocar la fecha en la Sección 3.
Si completó la Sección 3 anteriormente, o si la versión del formulario que utilizó para una verificación previa ya no es válida, debe completar la Sección 3 de la versión más actual del Formulario I-9 y adjuntarla al Formulario I-9 completado anteriormente.
Volver al inicio
Nuevas contrataciones
Si vuelve a contratar a un empleado dentro de los tres días de la fecha en que se completó un Formulario I-9 anterior, puede completar un nuevo Formulario I-9 para este empleado o puede completar la Sección 3 del Formulario I-9 completado anteriormente.
Para completar la Sección 3 para nuevas contrataciones, el empleador debe realizar lo siguiente:
-
Confirmar que el Formulario I-9 original se refiera al empleado
-
Revisar el Formulario I-9 original para determinar si el empleado aún está autorizado para trabajar y si la documentación de autorización de empleo presentada en la Sección 2 (Lista A o Lista C) ha vencido desde entonces. Debe consultar las pautas para determinar si corresponde volver a verificar.
-
Si el empleado aún está autorizado para trabajar, y la documentación de autorización de empleo aún es válida, debe registrar la fecha de la nueva contratación en el espacio proporcionado en la Sección 3.
-
Si el empleado ya no está autorizado para trabajar o la documentación de autorización de empleo ha vencido desde entonces y requiere nueva verificación, debe solicitar al empleado presentar un documento vigente de la Lista A o Lista C. No debe volver a verificar el documento de la Lista B (identidad) del empleado. Debe registrar la información del documento y la fecha de la nueva contratación en los espacios proporcionados en la Sección 3. Si la versión actual del Formulario I-9 es diferente a la versión del Formulario I-9 completado anteriormente, debe completar la Sección 3 en la versión actual.
-
Firmar y colocar la fecha en la Sección 3.
Cómo proveer fechas en la Sección 3
La Sección 3 incluye dos espacios donde el empleador debe registrar una fecha:
-
Fecha en que se volvió a contratar a un empleado anterior: se provee la fecha en que el empleado empieza el trabajo con paga o una fecha futura, según corresponda.
-
Fecha de testimonio para la Sección 3: se provee la fecha en que el empleador registra la nueva contratación y completa la parte de la nueva verificación de la Sección 3 y firma la declaración.
Cambios en el nombre del empleado
Cuando un empleado cambia su nombre (por ejemplo, cuando contrae matrimonio), un empleador puede, pero por lo general no necesita, registrar el cambio en el Formulario I-9. No obstante, si el empleador completa la Sección 3 al volver a verificar o porque el empleado fue contratado nuevamente dentro de los tres días, entonces el empleador debe realizar lo siguiente:
-
Registrar el cambio de nombre en la Sección 3 del Formulario I-9
-
Establecer la razón del cambio de nombre en el formulario, en caso de que el empleado brinde la razón de dicho cambio
-
Guardar cualquier prueba del cambio de nombre que el empleado proporcione voluntariamente con el formulario.
No se requiere que los empleados entreguen una prueba de un cambio de nombre para el Formulario I-9. Cuando se revisan los documentos de la Lista A o Lista C en el proceso de volver a verfificar, el empleador debe asegurarse de que cualquier documento que se presente con un nuevo nombre parezca ser razonablemente genuino y se refiera a la persona que lo presenta.
Volver al inicio
