Los empleadores deben completar y firmar la Sección 2 del Formulario I-9 dentro de tres días hábiles a partir del primer día de trabajo con paga. Por ejemplo, si el primer día de trabajo con paga del empleado fue el lunes, el empleador debe completar la Sección 2 antes del jueves de esa misma semana. Si el empleo dura menos de tres días, el empleador debe completar la Sección 2 el primer día de trabajo con paga.
Responsabilidades del empleado para la Sección 2
Los empleados deben presentar la documentación original vigente que demuestre al empleador su identidad y autorización de empleo. Los empleados eligen la documentación que presentarán.
Los empleados deben hacer lo siguiente:
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Elegir un documento de la Lista A; o
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Elegir un documento de la Lista B junto con otro documento de la Lista C.
Note que la Lista A contiene documentos que evidencian tanto la identidad como la autorización de empleo, la Lista B contiene documentos que sólo evidencian la identidad y la Lista C, documentos que sólo evidencian la autorización de empleo.
En ciertos casos, los empleados pueden presentar un recibo aceptable en lugar de un documento de la Lista A, B o C. Los recibos solamente cumplen temporalmente el requisito de presentación de documentos de la Sección 2.
Responsabilidades del empleador para la Sección 2
Un empleador o representante autorizado del empleador deben completar la Sección 2. Los empleadores o sus representantes autorizados deben analizar físicamente la documentación presentada y firmar el formulario.
El empleador o el representante autorizado deben realizar lo siguiente:
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Asegurarse de que cualquier documento que el empleado presente esté en las Listas de Documentos Aceptables o que sea un recibo aceptable.
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Analizar físicamente cada documento para determinar si aparenta ser razonablemente genuino y si se refiere al empleado que lo presenta. Si el empleador rechaza un documento, éste debe permitir que el empleado presente otra documentación de la Lista de Documentos Aceptables.
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Registrar el título, la autoridad emisora, el número y la fecha de vencimiento (según corresponda) de los documentos de la documentación original que presentó el empleado.
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Introducir la fecha en que el empleado empezó o empezará el trabajo con paga.
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Proporcionar el nombre, la firma y el cargo de la persona que complete la Sección 2, así como también la fecha en que se completó la Sección 2.
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Registrar el nombre y la dirección de la empresa del empleador.
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Devolver la documentación presentada al empleado.
Cómo introducir fechas en la Sección 2
La Sección 2 incluye dos espacios que deben completarse con fechas. Los espacios provistos son para establecer lo siguiente:
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La fecha en que el empleado empezó a trabajar (por ejemplo, trabajo con paga)
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La fecha en que el empleador analizó la documentación presentada por el empleado para demostrar la identidad y la autorización de empleo.
Fecha en que el empleado empezó a trabajar
La fecha en que el empleado empezó a trabajar puede ser una fecha actual, pasada o futura. Los empleadores deben proveer lo siguiente:
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Una fecha actual si la Sección 2 se completa el mismo día en que el empleado empieza el trabajo con paga.
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Una fecha pasada si la Sección 2 se completa después de que el empleado empezó el trabajo con paga. Se debe proveer la fecha real en que el empleado empezó el trabajo con paga.
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Los contratistas federales que completen el Formulario I-9 para empleados existentes como resultado de una celebración de un contrato federal que contenga la cláusula FAR E-Verify clause deberá ingresar la fecha del primer día de trabajo con paga de los empleados, como aparece en la Sección 2 del Formulario I-9 previamente completado.
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Una fecha futura si la Sección 2 se completa después de que el empleado acepta la oferta de trabajo, pero antes de que empiece el trabajo con paga. Provea la fecha en que se supone que el empleado empezará el trabajo con paga. Si el empleado empieza el trabajo con paga en una fecha distinta, tache la supuesta fecha de inicio y escriba la fecha de inicio correcta. Coloque la fecha y sus iniciales en la corrección.
Fecha en que el empleador analizó los documentos del empleado
Esta fecha es la fecha real en que el empleador completa la Sección 2 tras analizar la documentación presentada por el empleado y firmar la certificación.
Si su empleado es menor de edad (tiene menos de 18 años), tiene una discapacidad que requiere asistencia para completar el Formulario I-9 o presenta documentos con los que usted no está familiarizado, consulte la lista de la derecha para obtener más asesoramiento acerca de cómo completar el Formulario I-9. Si aún así necesita ayuda, comuníquese con la Oficina de Servicio al Cliente de USCIS.
