26.   Gastos de Automóvil y Otros Gastos de Negocio del Empleado

Table of Contents

Qué Hay de Nuevo

Tarifa estándar por milla. El costo de operar su auto para fines comerciales se calcula con la tarifa estándar por milla, que para el 2012 es de 55 ½ centavos por milla. Los gastos de automóvil y el uso de la tarifa estándar por milla se explican bajo Gastos de Transporte , más adelante.

Límites de depreciación de automóviles, camiones y camionetas. En 2012, el límite sobre la deducción que puede tomar en el primer año por: la deducción total permitida por la sección 179; la provisión especial por depreciación; y la deducción de depreciación de automóviles se aumenta a $11,160, ($3,160 si elige no tomar la provisión especial por depreciación). Para camiones y camionetas, el límite del primer año ha aumentado a $11,360 ($3,360 si elige no tomar la provisión especial por depreciación). Para información adicional, consulte Depreciation limits (Límites de depreciación) en la Publicación 463, en inglés.

Introduction

Es posible que pueda deducir los gastos ordinarios y necesarios relacionados con los negocios en los que haya incurrido para:

  • Viajes,

  • Entretenimiento,

  • Donaciones, o

  • Transporte.

Un gasto ordinario es aquél que es común y reconocido en el ámbito de su ocupación, negocio o profesión. Un gasto necesario es aquél que es útil e indicado para su negocio. Un gasto no tiene que ser obligatorio para considerarse necesario.

Este capítulo explica:

  • Qué gastos se pueden deducir.

  • Cómo se declaran los gastos en la declaración de impuestos.

  • Qué documentación necesita para demostrar sus gastos.

  • Cómo tratar los reembolsos de gastos que reciba.

Quién no necesita usar este capítulo.   Si usted es empleado, no necesitará leer este capítulo si se cumplen todos los siguientes:

  • Rindió cuentas detalladas a su empleador por sus gastos relacionados con el trabajo.

  • Recibió un reembolso total de sus gastos.

  • Su empleador le exigió que devolviera todo reembolso en exceso y usted así lo hizo.

  • No hay ninguna cantidad anotada con un código “L” en el recuadro 12 de su Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos), en inglés.

Si se cumplen todos estos requisitos, no hay necesidad de anotar los gastos o los reembolsos en la declaración. Vea Reembolsos , más adelante, si desea leer más información sobre reembolsos y cómo rendir cuentas a su empleador.

  
Si reúne estas condiciones y su empleador incluyó reembolsos en su Formulario W-2 por error, pídale a su empleador un Formulario W-2 corregido.

Useful Items - You may want to see:

Publicación

  • 463 Travel, Entertainment, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, entretenimiento, donaciones y automóvil), en inglés

  • 535 Business Expenses (Gastos de negocio), en inglés

Formularios (e Instrucciones)

  • Anexo A (Formulario 1040) Itemized Deductions (Deducciones detalladas), en inglés

  • Anexo C (Formulario 1040) Profit or Loss From Business (Pérdidas o ganancias del negocio), en inglés

  • Anexo C-EZ (Formulario 1040) Net Profit From Business (Utilidad neta del negocio), en inglés

  • Anexo F (Formulario 1040) Profit or Loss From Farming (Pérdidas o ganancias de actividades agropecuarias), en inglés

  • Formulario 2106 Employee Business Expenses (Gastos de negocio del empleado), en inglés

  • Formulario 2106-EZ Unreimbursed Employee Business Expenses (Gastos de negocio del empleado no reembolsados), en inglés

Gastos de Viaje

Si viaja temporalmente a un lugar fuera de su domicilio tributario, puede usar esta sección para determinar si tiene gastos de viaje deducibles. Esta sección trata de:

  • Viajes lejos de su domicilio,

  • Domicilio tributario,

  • Trabajo o asignación temporal, y

  • Qué gastos de viaje se pueden deducir.

Además, explica la asignación para comidas, las reglas con respecto a viajes dentro y fuera de los Estados Unidos y gastos de convenciones deducibles.

Definición de gastos de viaje.   Para propósitos tributarios, los gastos de viaje son los gastos ordinarios y necesarios (definidos más adelante) en los que se ha incurrido al viajar lejos de su domicilio por negocios, por su profesión o trabajo.

  Hay ejemplos de gastos de viaje deducibles en la Tabla 26-1.

Viajes Lejos de Su Domicilio

Se considera que usted está viajando lejos de su domicilio si:

  • A fin de cumplir sus responsabilidades, tiene que alejarse del área general de su domicilio tributario (definido más adelante) durante un tiempo bastante más largo que un día normal de trabajo y

  • Necesita dormir o descansar para satisfacer las exigencias de su trabajo mientras está lejos de su domicilio.

Este requisito de descanso no se cumple con sólo dormir una siesta en el automóvil. No tiene que estar lejos de su domicilo tributario un día entero, ni del anochecer al amanecer, siempre que el descanso de sus responsabilidades dure lo bastante como para permitirle dormir o descansar lo necesario.

Ejemplo 1.

Usted es conductor de trenes. Sale de su terminal de origen en un viaje de ida y vuelta normalmente programado entre dos ciudades y regresa a casa 16 horas más tarde. Durante el transcurso, tiene 6 horas libres en el punto de destino y consume dos comidas y alquila una habitación de hotel para dormir lo necesario antes de iniciar el viaje de regreso. En este caso, se considera que usted ha estado lejos de su domicilio.

Ejemplo 2.

Usted es camionero. Sale de su terminal y regresa más tarde el mismo día. En el punto de destino, tiene una hora libre para comer. Debido a que dicha hora libre no le permite dormir lo necesario y este corto período de tiempo libre no sirve para descansar lo suficiente, se considera que no viaja lejos de su domicilio.

Miembros de las Fuerzas Armadas.   Si es miembro de las Fuerzas Armadas estadounidenses y está de servicio permanente en el extranjero, no se considera que viaja lejos de su domicilio. No puede deducir sus gastos por comida y alojamiento. No puede deducir estos gastos aunque tenga que mantener una vivienda en los Estados Unidos para sus familiares, a los que no se les permite viajar al extranjero. Si se le traslada de un puesto de servicio permanente a otro, quizás pueda deducir gastos de mudanza, los cuales se explican en la Publicación 521, Moving Expenses (Gastos de mudanza), en inglés.

   Un oficial naval asignado a un puesto de servicio permanente a bordo de un buque con instalaciones normales para vivir y comer tiene un domicilio tributario a bordo del buque para propósitos de gastos de viaje.

Domicilio Tributario

Para determinar si se considera que viaja lejos de su domicilio, primero tiene que determinar la ubicación de su domicilio tributario.

Por regla general, su domicilio tributario es su lugar de negocios o puesto de servicio normal, independiente de dónde mantenga su domicilio familiar. Abarca toda la ciudad o área general en la cual está ubicado su negocio o trabajo.

Si tiene más de un solo lugar de negocios, su domicilio tributario es su lugar de negocios principal. Vea Lugar principal de negocios o trabajo , más adelante.

Si no tiene un lugar de negocios principal o normal debido a la naturaleza de su trabajo, es posible que su domicilio tributario sea el lugar donde vive normalmente. Vea Ningún lugar principal de negocios o trabajo , más adelante.

Si no tiene un lugar de negocios o puesto de servicio normal y no vive en un lugar fijo, a usted se le considera empleado itinerante (transitorio) y su domicilio tributario es dondequiera que trabaje. Como empleado itinerante, no puede declarar una deducción por gastos de viaje ya que a usted nunca se le considera estar de viaje lejos de casa.

Lugar principal de negocios o trabajo.   Si tiene más de un solo lugar de negocios o trabajo, tenga en cuenta lo siguiente al determinar cuál de los dos es su lugar principal de negocios o trabajo.

  • El tiempo total que suele trabajar en cada lugar.

  • El nivel de su actividad comercial en cada lugar.

  • Si el ingreso procedente de sus actividades en cada lugar es considerable o no.

Ejemplo.

Usted vive en Cincinnati donde tiene un trabajo de temporada 8 meses al año y gana $40,000. Trabaja en Miami durante los 4 meses que quedan del año, también como empleado de temporada, y gana $15,000. Puesto que usted dedica la mayor parte de su tiempo a trabajar en Cincinnati y gana la mayor parte de sus ingresos allí, Cincinnati es su lugar principal de trabajo.

Ningún lugar principal de negocios o trabajo.   Es posible que tenga un domicilio tributario aunque no tenga un lugar principal o normal de negocios o trabajo. Su domicilio tributario puede ser el hogar donde vive normalmente.

Condiciones usadas para determinar el domicilio tributario.   Si no tiene un lugar principal o normal de negocios o trabajo, use las tres condiciones siguientes para determinar dónde está ubicado su domicilio tributario.

  1. Realiza parte de sus actividades comerciales en el área de su domicilio principal y se aloja en dicho domicilio mientras hace negocios en el área.

  2. Tiene gastos de vida en su domicilio principal y los duplica debido a que tiene que ausentarse de dicho domicilio por motivos de su negocio.

  3. No ha abandonado el área en la cual están ambos el lugar en que usted típicamente se alojaba en el pasado y su domicilio principal declarado; uno o varios miembros de su familia viven en su domicilio principal; o usted se aloja a menudo en dicho domicilio.

  Si se cumplen las tres condiciones, su domicilio tributario es el domicilio donde vive normalmente. Si se cumplen sólo dos condiciones, es posible que tenga un domicilio tributario, dependiendo de todos los hechos y circunstancias. Si se cumple sólo una condición, usted se considera itinerante; su domicilio tributario es dondequiera que trabaje y no puede deducir gastos de viaje.

Ejemplo.

Usted es soltero y vive en un apartamento que alquila en Boston. Trabaja para su empleador en Boston desde hace varios años. Su empleador lo inscribe en un programa de capacitación ejecutiva que dura 12 meses. Usted no espera regresar a Boston después de terminar el programa de capacitación.

Durante la capacitación, usted no trabaja en Boston. En lugar de ello, recibe formación en aulas o en lugares de trabajo diferentes a través de los Estados Unidos. Mantiene su apartamento en Boston y regresa a vivir al mismo a menudo. Usa su apartamento para llevar a cabo sus asuntos personales. Además, se mantiene en contacto con sus conocidos en la comunidad de Boston. Después de haber terminado su programa de capacitación, a usted lo trasladan a Los Angeles.

Usted no cumple la condición (1) porque no trabajó en Boston. Sí cumple la condición (2) porque tuvo gastos de vida duplicados. También cumple la condición (3) porque no abandonó su apartamento en Boston como su domicilio principal, mantuvo el contacto con sus conocidos en la comunidad y regresó varias veces a vivir en su apartamento. Por lo tanto, usted tiene un domicilio tributario en Boston.

Domicilio tributario distinto al hogar familiar.   Si usted (y su familia) no vive en su domicilio tributario (definido anteriormente), no puede deducir el costo de viajes entre su domicilio tributario y su hogar familiar. Tampoco puede deducir el costo de comida y alojamiento mientras está en su domicilio tributario. Vea el Ejemplo 1 , más adelante.

  Si trabaja temporalmente en la misma ciudad donde viven usted y su familia, tal vez se considere que usted haya viajado lejos de su domicilio. Vea el Ejemplo 2 , más adelante.

Ejemplo 1.

Usted es camionero y vive con su familia en Tucson. Trabaja para una compañia de transporte de camiones cuya terminal está ubicada en Phoenix. Después de viajes largos, usted vuelve a la terminal de origen en Phoenix y pasa la noche allí antes de regresar a casa. No puede deducir ningún gasto en que haya incurrido por comida y alojamiento en Phoenix ni el costo de viajar de Phoenix a Tucson, ya que Phoenix es su domicilio tributario.

Ejemplo 2.

Su domicilio familiar está en Pittsburgh, donde trabaja 12 semanas al año. El resto del año trabaja para el mismo empleador en Baltimore. En Baltimore, usted come en restaurantes y duerme en una casa de huéspedes. Su sueldo sigue igual independientemente de si está en Pittsburgh o en Baltimore.

Debido a que pasa la mayor parte de sus horas de trabajo y gana la mayor parte de su salario en Baltimore, esa ciudad es su domicilio tributario. No puede deducir gasto alguno en el que haya incurrido por comida y alojamiento en ese lugar. No obstante, cuando regresa a trabajar a Pittsburgh, usted está fuera de su domicilio tributario a pesar de que se aloja en su domicilio familiar. Puede deducir el costo de su viaje de ida y vuelta entre Baltimore y Pittsburgh. Además, puede deducir sus gastos de comida y alojamiento, como gastos de vida de su familia mientras usted viva y trabaje en Pittsburgh.

Trabajo o Asignación Temporal

Puede ser que trabaje normalmente en su domicilio tributario y también en otro sitio. Tal vez no le resulte práctico regresar a su domicilio tributario desde dicho sitio al fin de cada día de trabajo.

Asignación temporal versus asignación por un tiempo indeterminado.   Si su asignación o trabajo fuera de su lugar principal de trabajo es temporal, su domicilio tributario no cambia. Se considera que está lejos de su domicilio durante todo el período en que esté fuera de su lugar principal de trabajo. Puede deducir sus gastos de viaje siempre que reúnan todos los requisitos de la deducción. Normalmente, una asignación temporal en un solo sitio es para aquélla que se espera durar (y de hecho dura) 1 año o menos.

  No obstante, si la duración de su asignación o trabajo es indeterminado, el sitio de la asignación o trabajo se convierte en su nuevo domicilio tributario y no puede deducir sus gastos de viaje mientras esté allí. Se considera que la duración de una asignación o trabajo en un solo sitio es indeterminado si en realidad se espera que dure más de 1 año, independientemente de si dura de hecho más de 1 año o no.

  Si la duración de su asignación es indeterminado, tiene que incluir en sus ingresos todas las cantidades que reciba de su empleador por gastos de vida, aun si su empleador los llama asignaciones para gastos de viaje y usted le rinde cuentas a su empleador de tales gastos. Es posible que pueda deducir el costo de trasladarse a su nuevo domicilio tributario como gasto de mudanza. Vea la Publicación 521, en inglés, para más información.

Excepción para investigaciones o enjuiciamientos penales federales.   Si es empleado federal y toma parte en una investigación o enjuiciamiento penal llevado a cabo por el gobierno federal, no está sujeto a la regla de 1 año. Esto significa que tal vez pueda deducir gastos de viaje aun si está lejos de su domicilio tributario por más de 1 año, siempre y cuando cumpla los demás requisitos relativos a la deducción de dichos gastos.

  Para reunir los requisitos, el Procurador General (o su representante) tiene que confirmar que usted viaja:

  • A la pedida del gobierno federal,

  • En situación de servicio temporal y

  • Para investigar, procesar judicialmente o proveer servicios de apoyo para la investigación o enjuiciamiento de un delito federal.

Cómo determinar si su asignación es temporal o de duración indeterminado.   Tiene que determinar si su asignación es temporal o de duración indeterminado cuando comience un trabajo. Si espera que un trabajo o asignación dure un año o menos, se considera temporal, a menos que existan hechos o circunstancias que indiquen lo contrario. Una asignación o trabajo que es temporal en un principio puede convertirse en indeterminado debido a cambios en las circunstancias. Una serie de asignaciones al mismo sitio, todas por cortos períodos de tiempo pero que juntas abarcan un largo período de tiempo, se podrían considerar una asignación de duración indeterminada.

Regreso a casa en días libres.   Si regresa a su domicilio tributario de una asignación temporal en sus días libres, no se considera que usted está lejos de su domicilio mientras está en la ciudad donde reside. No puede deducir el costo de sus comidas y alojamiento allí. Sin embargo, sí puede deducir sus gastos de viaje, incluyendo comidas y alojamiento, mientras viaja entre su lugar de trabajo temporal y su domicilio tributario. Puede declarar dichos gastos hasta la cantidad que le habría costado si se hubiera quedado en su lugar de trabajo temporal.

  Si mantiene su habitación de hotel mientras regresa a su ciudad de residencia, puede deducir el costo de la habitación. Además, puede deducir los gastos de regresar a su ciudad de residencia hasta la cantidad que habría gastado en comida si se hubiera quedado en su lugar de trabajo temporal.

Período condicional de trabajo.   Si acepta un trabajo que le obliga a mudarse, con el acuerdo de que seguirá en el puesto si cumple sus deberes de modo satisfactorio durante un período condicional, entonces el trabajo es por un tiempo indeterminado. No puede deducir ninguno de sus gastos por concepto de comida y alojamiento durante el período condicional.

¿Qué Gastos de Viaje se Pueden Deducir?

Una vez que haya determinado que está viajando fuera de su domicilio tributario, puede determinar qué gastos de viaje son deducibles.

Puede deducir gastos ordinarios y necesarios en los que incurra cuando viaje lejos de su domicilio por motivos comerciales. Puede deducir ciertos tipos de gastos dependiente de los hechos y sus circunstancias.

La Tabla 26-1 resume los gastos de viaje que tal vez pueda deducir. Es posible que tenga otros gastos de viaje deducibles que no se encuentren en esa tabla, dependiente de los hechos y sus circunstancias.

Cuando viaje lejos de su domicilio por motivos de negocio, debería mantener documentación de todos sus gastos y todos los pagos adelantos que reciba de su empleador. Puede usar una libreta, diario, cuaderno o cualquier otro registro escrito para tomar nota de sus gastos. Los tipos de gastos que necesita apuntar, junto con documentos comprobantes, se describen en la Tabla 26-2, más adelante.

Separación de costos.   Si tiene un solo cobro que incluye los costos de comida, entretenimiento y otros servicios (tal como alojamiento o transporte), tiene que designar qué parte del cobro iba para el costo de comidas y entretenimiento y el costo de otros servicios. Tiene que tener una buena razón por designar los gastos de esta manera. Por ejemplo, tiene que repartir sus gastos si el cargo de habitación de un hotel incluye una o más comidas.

Gastos de viaje para otra persona.   Si un cónyuge, dependiente u otra persona lo acompaña a usted (o a su empleado) en un viaje de negocios o a una convención comercial, normalmente no puede deducir los gastos de viaje de aquella persona.

Empleado.   Puede deducir los gastos de viaje de alguien que lo acompañe si dicha persona:

  1. Es su empleado,

  2. Tiene un propósito comercial de buena fe (bona fide) para el viaje, y

  3. Por lo demás, podría deducir los gastos de viaje.

Asociado comercial.   Si un asociado comercial viaja con usted y cumple los requisitos anteriores (2) y (3), usted puede deducir los gastos de viaje que corresponden a dicha persona. Un asociado comercial es una persona con quien usted podría esperar razonablemente llevar a cabo negocios de manera activa en su negocio. Un asociado comercial puede ser ahora, o tener buenas posibilidades de convertirse en un cliente, proveedor, empleado, agente, socio o asesor profesional actual.

Propósito comercial de buena fe (bona fide).   Un propósito comercial de buena fe (bona fide) existe si puede demostrar un propósito comercial real que justifique la presencia de la persona. Los servicios imprevistos, como tomar apuntes en computadora o participar en actividades de entretenimiento de clientes, no son suficientes para hacer que los gastos se puedan deducir.

Ejemplo.

Geraldo va a Chicago en auto por motivo de negocios, y su esposa, Linda, lo acompaña. Linda no es la empleada de Geraldo. De vez en cuando, Linda toma apuntes, presta servicios parecidos y asiste a comidas de negocios con Geraldo. El hecho de haber prestado dichos servicios no establece que la presencia de Linda en el viaje sea necesaria para llevar a cabo los negocios de Geraldo. Los gastos de Linda no son deducibles.

Geraldo paga $199 al día por una habitación doble. El precio diario de una habitación individual es $149. Geraldo puede deducir el total del costo de ir en auto a Chicago y regresar, pero sólo puede deducir $149 al día por la habitación de hotel. Si usa transporte público, puede deducir únicamente la tarifa que pague por sí mismo.

Tabla 26-1. Gastos de Viaje que Puede Deducir Esta tabla resume los gastos que puede deducir cuando viaje lejos de su domicilio por motivo de negocios.

SI tiene gastos por... ENTONCES usted puede deducir el costo de...
transporte viajes en avión, tren, autobús o automóvil entre su domicilio y su destino de negocios. Si se le proveyó un boleto, o si viaja gratis conforme a un programa de viajeros frecuentes u otro programa de esta índole, su costo es cero. Si viaja en barco, vea Luxury Water Travel (Viajes de lujo en barco) y Cruise ships (Cruceros) (bajo Conventions (Convenciones)) en la Publicación 463, en inglés, para obtener información acerca de reglas y límites adicionales.
taxi, autobús, transporte del aeropuerto tarifas para estos y otros tipos de transporte para viajar de ida y vuelta entre:

  • El aeropuerto o la estación y su hotel y

  • El hotel y el lugar de trabajo de sus clientes, el lugar de reuniones de negocios o el lugar de trabajo temporal.
equipaje y envío enviar equipaje y materiales de exposición o materiales de muestra entre sitios de trabajo normales y temporales.
automóvil operar y mantener su automóvil cuando viaja lejos de su domicilio por motivo de negocios. Puede deducir los gastos reales o la tarifa estándar por milla, además de peajes y estacionamiento relacionados con los negocios. Si alquila un automóvil mientras está lejos de su domicilio por motivo de negocios, puede deducir sólo la parte de los gastos que corresponde al uso comercial.
alojamiento y comidas su alojamiento y comidas si su viaje de negocios es de una noche o suficientemente largo para obligarlo a pararse a dormir o descansar, a fin de poder prestar sus servicios de la manera debida. Las comidas incluyen cantidades gastadas en comida, bebidas, impuesto y propinas relacionados con dichos artículos. Vea Gastos de Comidas y Gastos Imprevistos para información sobre reglas y límites adicionales.
limpieza limpieza en seco y lavado de ropa.
teléfono llamadas de negocios durante su viaje de negocios. Esto incluye comunicación de negocios por fax u otros medios de comunicación.
propinas propinas que pague por algún gasto de esta tabla.
otros otros gastos ordinarios y necesarios parecidos que estén relacionados con su viaje de negocios. Dichos gastos podrían incluir transporte hacia y desde una comida de negocios, honorarios de taquígrafo público, cargos por alquiler de computadora y por operar y mantener una casa remolque.

Gastos de Comidas y Gastos Imprevistos

Puede deducir el costo de comidas en cualesquiera de las siguientes situaciones:

  • Si es preciso que se detenga para dormir o descansar por un período sustancial, para poder desempeñar sus funciones debidamente, mientras viaja fuera de su domicilio por motivos de negocios.

  • Si la comida es entretenimiento relacionado con los negocios.

El entretenimiento relacionado con los negocios se explica bajo Gastos de Entretenimiento , más adelante. La siguiente explicación trata únicamente de comidas (y gastos imprevistos) que no están relacionadas con entretenimiento.

Gastos exagerados y extravagantes.   No puede deducir gastos de comida que sean exagerados o extravagantes. Se considera que un gasto no es extravagante si es razonable basándose en los hechos y circunstancias. Los gastos en cuestión no serán denegados sólo porque son mayores que una cantidad fija en dólares o porque tienen lugar en restaurantes, hoteles, clubes nocturnos o complejos turísticos de lujo.

Límite del 50% en comidas.   Puede calcular sus gastos de comida utilizando cualquiera de los siguientes métodos:

  • Costo real.

  • La asignación estándar para comidas.

Estos dos métodos se explican a continuación. Pero, cualquiera que sea el método que use, normalmente puede deducir sólo el 50% del costo no reembolsado de sus comidas.

  Si se le reembolsa el costo de sus comidas, la manera en que usa el límite del 50% puede variar según si el plan de reembolsos del empleador requiera o no la rendición de cuentas. Si no se le reembolsa el costo, el límite del 50% corresponde independientemente de si dicho gasto de comida no reembolsado provino de viajes de negocio o entretenimiento de negocio. El límite del 50% se explica más adelante bajo Gastos de Entretenimiento . Los planes de reembolsos con rendición de cuentas y los planes de reembolsos sin rendición de cuentas se explican más adelante bajo Reembolsos .

Costo real.   Puede usar el costo real de sus comidas para calcular su gasto antes del reembolso y de la aplicación del límite del 50%. Si utiliza este método, tendrá que mantener documentación del costo real.

Asignación estándar para comidas.   Normalmente, puede usar el método de “asignación estándar para comidas” como alternativa al método del costo real. Le permite fijar una cantidad para sus comidas diarias y gastos imprevistos (conocidos por sus siglas en inglés, M&IE), en vez de mantener documentación de sus costos reales. Esta cantidad fija varía según dónde y cuándo usted viaje. En este capítulo, la “asignación estándar para comidas” se refiere a la tasa federal correspondiente a comida y gastos imprevistos, explicada más adelante bajo Cantidad de asignación estándar para comidas . Aun si usa la asignación estándar para comidas, tiene que mantener documentación para comprobar la fecha, lugar y propósito comercial de su viaje. Vea Mantenimiento de Documentación , más adelante.

Gastos imprevistos.   El término “gastos imprevistos” significa cargos y propinas a porteros, maleteros, botones, limpiadores de hotel, camareros y otras personas en barcos y sirvientes de hotel. Los gastos imprevistos no incluyen gastos por lavar, limpiar o planchar ropa, impuestos sobre alojamiento o costos de telegramas o llamadas telefónicas, transporte entre lugares de alojamiento o negocio y lugares para comer o el costo de envío relacionados con la entrega de comprobantes de viaje y el pago de cargos hechos a tarjetas de crédito proporcionadas por su empleador.

Método únicamente para gastos imprevistos.   Puede utilizar un método opcional (en lugar del costo real) sólo para deducir gastos imprevistos. La cantidad de la deducción es $5 al día. Puede utilizar este método sólo si no ha pagado, ni ha tenido, gasto alguno de comida. No puede utilizar este método para los días en que utilice la asignación estándar para comidas.

  
Los empleados federales deberían consultar las Federal Travel Regulations (Reglas para viajes federales) en www.gsa.gov. Busque “What GSA Offers” (Lo que ofrece el GSA) y haga clic en “Regulations: FMR, FTR & FAR” (Regulaciones: FMR, FTR y FAR) y luego en “Federal Travel Regulations (FTR)” (Reglas para viajes federales (FTR)), para saber más sobre cambios que afecten reclamaciones de reembolso.

Es posible que corresponda el límite del 50%.   Si utiliza el método de la asignación estándar para la comida para calcular sus gastos de comida los cuales no se le reembolsan o si se los reembolsan conforme a un plan de deducción de reembolsos sin rendición de cuentas, normalmente usted puede deducir sólo el 50% de la asignación estándar para comidas. Si se le reembolsa bajo un plan de deducción de reembolsos con rendición de cuentas, y usted deduce cantidades que son mayores que sus reembolsos, puede deducir sólo el 50% de la cantidad sobrante. El límite del 50% se explica más adelante bajo Gastos de Entretenimiento . Ambos los planes de deducción de reembolsos con rendición de cuentas y los planes sin rendición de cuentas se explican en mayor detalle más adelante bajo Reembolsos .

No hay opción de una cantidad estándar asignada para su alojamiento parecida a la asignación estándar para comidas. La deducción permisible por gastos de alojamiento es el costo real.

Quién puede usar la asignación estándar para comidas.   Puede usar la asignación estándar para comidas independientemente de si es un empleado o trabaja por cuenta propia, e independientemente de si se le reembolsan o no sus gastos de viaje.

Uso de la asignación estándar para comidas en el caso de otros viajes.    Puede usar la asignación estándar para comidas para calcular los gastos de comida cuando haga viajes relacionados con bienes de inversión u otros bienes que generen ingresos. Además, la puede usar para calcular los gastos de comida cuando viaje para propósitos educativos calificados. No puede usar la asignación estándar para comidas para calcular el costo de comidas cuando viaje para propósitos médicos o caritativos.

Cantidad de asignación estándar para comidas.   La asignación estándar para comidas es la tarifa federal M&IE. Para viajes hechos en el año 2012, la tarifa correspondiente a la mayoría de las localidades pequeñas en los Estados Unidos es $46 por día.

  La mayoría de las ciudades principales y muchas otras localidades de los Estados Unidos son designadas como zonas de alto costo, y por lo tanto, las asignaciones estándares para comidas correspondientes a dichas zonas son más altas.

   También puede encontrar esta información (organizada según los estados) en Internet en www.gsa.gov. Haga clic en “ Per Diem Rates ” (Viáticos) y luego seleccione “2012” para el período del 1 de enero del año 2012 al 30 de septiembre del año 2012 y seleccione “2013” para el período del 1 de octubre del año 2012 al 31 de diciembre del año 2012. No obstante, puede aplicar las tarifas que estén en vigencia antes del 1 de octubre del año 2012 para gastos de viajes hechos dentro de los Estados Unidos para el año 2012 en vez de aplicar las tarifas actualizadas. Tiene que utilizar de manera uniforme las tarifas para los primeros 9 meses de todo el año 2012 o las tarifas actualizadas para el período del 1 de octubre del año 2012 al 31 de diciembre del año 2012.

  Si viaja a más de un sitio durante el mismo día, utilice la tarifa en vigencia para la zona donde se detenga a dormir o descansar. No obstante, si trabaja en la industria de transporte, vea Tarifa especial para trabajadores de transporte , más adelante.

Asignación estándar de comidas para zonas fuera de los Estados Unidos continentales.    Las tarifas de la asignación estándar para comidas mencionadas anteriormente no corresponden a viajes en Alaska, Hawaii o cualquier otra zona fuera de los Estados Unidos continentales. El Departamento de Defensa es responsable de establecer las tarifas de viáticos de Alaska, Hawaii, Puerto Rico, la Samoa Estadounidense, Guam, Midway, las Islas Marianas del Norte, las Islas Vírgenes Estadounidenses, la Isla Wake y otras zonas no extranjeras fuera de los Estados Unidos continentales. El Departamento de Estado de los Estados Unidos es responsable de establecer las tarifas de viáticos para todas las demás zonas extranjeras.

  
Puede obtener las tarifas de viáticos para zonas no extranjeras fuera de los Estados Unidos continentales en: http://www.defensetravel.dod.mil/site/perdiemCalc.cfm. Puede obtener todas las demás tarifas de viáticos para zonas extranjeras en: www.state.gov/travel/. Haga clic en “ Travel Per Diem Allowances for Foreign Areas ” (Tarifas de viáticos para viajes en zonas extranjeras) bajo “ Foreign Per Diem Rates ” (Tarifas de viáticos para zonas extranjeras) para conocer las tarifas de viáticos más recientes para zonas extranjeras.

Tarifa especial para trabajadores de transporte.   Puede usar una asignación especial estándar para comidas si trabaja en la industria de transporte. Se considera que usted trabaja en la industria de transporte si su trabajo:

  • Conlleva directamente el transporte de personas o bienes por avión, barcaza, autobús, barco, tren o camión y

  • Exige frecuentemente que viaje lejos de su hogar y, durante cualquier viaje en particular, suele conllevar viajes a zonas donde corresponden distintas asignaciones estándar para comidas.

Si éste es su caso, puede declarar una asignación estándar para comidas de $59 al día ($65 para viajes fuera de los Estados Unidos continentales).

  Al utilizar la tarifa especial para trabajadores de transporte, ya no necesita determinar la asignación estándar para comidas correspondiente a cada zona donde se detenga a dormir o descansar. Si escoge utilizar la tarifa especial para algún viaje, tiene que utilizar dicha tarifa especial (y no utilizar las tarifas regulares de asignación estándar para comidas) para todos los viajes que haga durante ese año.

Asignación de viajes para los días de salida y regreso.   Para el día de salida y el día de regreso de su viaje por motivo de negocios, tiene que prorratear la asignación estándar para comidas (calcular una cantidad disminuida para cada día). Puede hacer esto utilizando uno de estos dos métodos:

  • Método 1: Puede declarar tres cuartos de la asignación estándar de comidas.

  • Método 2: Puede prorratear cualquier método que use de manera uniforme y que sea conforme a prácticas razonables de negocios.

Ejemplo.

Juana trabaja en New Orleans donde organiza conferencias. En marzo, su empleador la mandó a Washington, DC, por 3 días a fin de que asistiera a un seminario sobre planificación. Salió de su casa en New Orleans a las 10 de la mañana el miércoles y llegó a Washington, DC, a las 5:30 de la tarde. Después de pasar dos noches allí, regresó en avión a New Orleans el viernes y llegó a su casa a las 8 de la noche. El empleador de Juana le dio una cantidad fija para cubrir sus gastos y la incluyó en su sueldo.

Bajo el Método 1, Juana puede declarar 2.5 días de la asignación estándar de comidas para Washington, DC: tres cuartos de la tarifa diaria para el miércoles y viernes (los días de salida y regreso) y la tarifa diaria completa para el jueves.

Bajo el Método 2, Juana también podría utilizar cualquier método que aplique de manera uniforme y que esté de acuerdo con práticas razonables de negocios. Por ejemplo, podría declarar 3 días de la asignación estándar de comidas aunque un empleado federal tendría que utilizar el método 1 y limitarse a sólo 2½ días.

Viajes en los Estados Unidos

La siguiente sección corresponde solo a viajes dentro de los Estados Unidos. Para este propósito, los Estados Unidos incluyen los 50 estados y el Distrito de Columbia. El trato que se les da a sus gastos de viaje dependerá de qué porción de su viaje estaba relacionada con los negocios y qué porción tuvo lugar dentro de los Estados Unidos. Vea Parte del Viaje Fuera de los Estados Unidos , más adelante.

Viaje Principalmente por Motivo de Negocios

Puede deducir todos sus gastos de viaje si su viaje era totalmente para fines de negocios. Si hizo su viaje principalmente por motivos de negocios y, mientras estaba en su destino, se quedó más tiempo para tomarse unas vacaciones, viajó brevemente a otro lugar para fines personales o se dedicó a otras actividades personales, puede deducir los gastos de viaje relacionados con los negocios. Dichos gastos incluyen los gastos de transporte de ida y vuelta de su destino de negocios y cualquier otro gasto relacionado con negocios en los que se ha incurrido mientras esté en su lugar de destino.

Ejemplo.

Usted trabaja en Atlanta y hace un viaje de negocios a New Orleans en mayo. En el camino de regreso, se hospeda en casa de sus padres en Mobile. Gasta $1,996 en transporte, comida, alojamiento y otros gastos de viaje durante los 9 días en que usted se halla lejos de su casa. Si no hubiera parado en Mobile, habría estado lejos de su hogar sólo 6 días y su costo total habría sido $1,696. Puede deducir $1,696 por su viaje, incluido el costo de transporte de ida y vuelta de New Orleans. La deducción por sus comidas está sujeta al límite del 50% sobre comidas, mencionado anteriormente.

Viaje Principalmente por Motivos Personales

Si su viaje fue principalmente por motivos personales, como vacaciones, el costo entero del viaje es un gasto personal no deducible. No obstante, puede deducir todos los gastos en los que incurra mientras esté en su destino, con tal de que estén relacionados con su negocio.

Un viaje a un lugar turístico o en crucero se podría considerar vacaciones, aun si la publicidad hecha por el organizador del mismo da a entender que es principalmente para fines de negocios. La programación de actividades de negocio secundarias durante un viaje, como ver videos o asistir a una conferencia sobre temas generales, no convertirá un viaje de vacaciones en un viaje de negocios.

Parte del Viaje Fuera de los Estados Unidos

Si una parte de su viaje ocurre fuera de los Estados Unidos, use las reglas descritas más adelante bajo Viajes Fuera de los Estados Unidos para aquella parte del viaje. Para la parte de su viaje dentro de los Estados Unidos, use las reglas para viajes en los Estados Unidos. Los viajes fuera de los Estados Unidos no incluyen viajes de un lugar a otro también en los Estados Unidos. La siguiente explicación le puede ayudar a determinar si su viaje tuvo lugar en su totalidad dentro de los Estados Unidos.

Transporte público.   Si viaja por transporte público, cualquier lugar en los Estados Unidos en que ese vehículo haga una parada programada se considera un lugar en los Estados Unidos. Una vez que el vehículo salga de la última parada programada en los Estados Unidos rumbo a un lugar fuera del país, se aplican las reglas bajo Viajes Fuera de los Estados Unidos .

Ejemplo.

Usted viaja en avión de Nueva York a Puerto Rico con una escala programada en Miami. Regresa a Nueva York sin hacer escala. El vuelo de Nueva York a Miami se realiza en los Estados Unidos, por lo tanto, sólo el vuelo de Miami a Puerto Rico se realiza fuera de los Estados Unidos. Debido a que no hay ninguna escala programada entre Puerto Rico y Nueva York, se considera que todo el viaje de regreso se ha realizado fuera de los Estados Unidos.

Automóvil privado.   Los viajes en automóvil privado en los Estados Unidos se consideran viajes entre lugares en los Estados Unidos, incluso cuando viaje rumbo a un destino fuera de los Estados Unidos.

Ejemplo.

Usted viaja en automóvil de Denver a la Ciudad de México y vuelve. El viaje de Denver hasta la frontera se considera viaje en los Estados Unidos y le corresponden las reglas de esta sección. Las reglas bajo Viajes Fuera de los Estados Unidos le corresponden a su viaje de la frontera a la Ciudad de México y de regreso a la frontera.

Viajes Fuera de los Estados Unidos

Si alguna parte de su viaje por motivo de negocios se realiza fuera de los Estados Unidos, algunas de sus deducciones por el costo de viajar a su destino y regresar podrían ser limitadas. Para este propósito, los Estados Unidos incluyen solo los 50 estados y el Distrito de Columbia.

La cantidad de los gastos de viaje que se puede deducir depende en parte de qué parte de su viaje en los Estados Unidos estaba relacionada con los negocios.

Vea el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre viajes de lujo en barco.

Viajes Totalmente de Negocios o que se Consideran Como Tales

Puede deducir todos los gastos de viaje para viajar a su destino y volver si el viaje es totalmente para propósitos de negocio o si se considera como tal.

Viajes totalmente para propósitos de negocios.   Si viaja fuera de los Estados Unidos y pasa todo el tiempo dedicándose a actividades de su negocio, puede deducir todos los gastos del viaje.

Viajes que se consideran totalmente para propósitos de negocios.   Aun si no pasó todo el tiempo ocupado en actividades del negocio, se considera que su viaje ha sido totalmente para fines de negocios si cumple por lo menos una de las cuatro excepciones siguientes.

Excepción 1 − Ningún control sustancial.   Se considera que su viaje ha sido totalmente para propósitos de negocios si usted no tuvo control sustancial de la organización del viaje. El hecho de que usted controle cuándo se realiza su viaje no significa, en sí, que tenga control sustancial sobre la organización del viaje.

  Se considera que usted no tiene control sustancial del viaje si:

  • Es empleado al que se le reembolsó, o se le pagó, una asignación de gastos de viaje,

  • No es pariente de su empleador y

  • No es ejecutivo gerencial.

   “Pariente de su empleador” se define más adelante en este capítulo bajo Viáticos y Asignaciones para Automóvil .

  Un “ejecutivo gerencial” es un empleado que tiene autoridad y responsabilidad, sin estar sujeto a la denegación de otra persona, para tomar una decisión en cuanto a la necesidad del viaje de negocios.

   Una persona que trabaja por cuenta propia normalmente tiene control sustancial sobre la organización de viajes de negocios.

Excepción 2 − Fuera de los Estados Unidos por una semana como máximo.   Se considera que su viaje ha sido para propósitos comerciales en su totalidad si usted estuvo fuera de los Estados Unidos por una semana o menos, combinando actividades de negocio y actividades no de negocio. Una semana significa siete días seguidos. Al contar los días, no cuente el día de su salida de los Estados Unidos, pero sí cuente el día de su regreso a los Estados Unidos.

Excepción 3 − Menos del 25% del tiempo en actividades personales.   Se considera que el viaje ha sido totalmente para propósitos de negocios si:

  • Estuvo fuera de los Estados Unidos por más de una semana y

  • Pasó menos del 25% del total de su tiempo fuera de los Estados Unidos ocupado en actividades no relacionadas con negocios.

Para este propósito, cuente tanto el día en que empezó el viaje como el día en que terminó.

Excepción 4 − Las vacaciones no son una razón principal.   Se considera que el viaje ha sido totalmente para propósitos de negocios si puede demostrar que una razón principal del viaje no era vacaciones personales, aunque tenga control sustancial de la organización del viaje.

Viaje Principalmente por Motivo de Negocios

Si viaja fuera de los Estados Unidos principalmente por motivo de negocios pero pasa una parte de su tiempo dedicándose a actividades no relacionadas con negocios, normalmente no puede deducir todos los gastos del viaje. Puede deducir únicamente la parte del costo de ida y vuelta del destino correspondiente al negocio. Tiene que repartir los costos entre sus actividades de negocios y actividades no relacionadas con negocios para determinar la cantidad deducible. Estas reglas de distribución de los gastos de viaje se explican en el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés.

No tiene que repartir su deducción por gastos de viaje si cumple una de las cuatro excepciones elaboradas anteriormente bajo Viajes que se consideran totalmente para propósitos de negocios.. En esos casos, puede deducir el total del costo de ida y vuelta a su destino.

Viajes Principalmente por Motivos Personales

Si viaja fuera de los Estados Unidos principalmente por vacaciones o para propósitos de inversión, el total del costo del viaje es un gasto personal no deducible. Si pasa una parte del tiempo asistiendo a congresos profesionales cortos o a un programa de educación continua, puede deducir los gastos de inscripción y otros gastos relacionados directamente con su negocio en los que haya incurrido.

Convenciones

Puede deducir los gastos de viaje cuando asista a una convención si puede demostrar que su asistencia beneficia su ocupación o negocio. No puede deducir los gastos de viaje de su familia.

Si la convención es para propósitos políticos, sociales, de inversión o para otros fines que no estén relacionados con su ocupación o negocio, no puede deducir los gastos.

Su nombramiento o elección como delegado no determina, en sí, si puede deducir gastos de viaje. Puede deducir gastos de viaje sólo si su asistencia se relaciona con su ocupación o negocio.

Programa de la convención.   Normalmente, la agenda del día o programa de la convención muestra el propósito de la convención. Puede demostrar que su asistencia a la convención beneficia su ocupación o negocio comparando el programa con los deberes y responsabilidades oficiales de su puesto. No es necesario que el programa trate específicamente sobre sus deberes y responsabilidades oficiales; será suficiente si el programa se relaciona con su puesto de tal modo que muestre que su asistencia ha sido por negocios.

Convenciones que tengan lugar fuera de América del Norte.    Vea el capítulo 1 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre convenciones celebradas fuera de América del Norte.

Gastos de Entretenimiento

Es posible que pueda deducir gastos de entretenimiento relacionados con negocios en los que incurra al participar en actividades de entretenimiento de un cliente o empleado.

Puede deducir gastos de entretenimiento sólo si son ordinarios y además necesarios (definidos anteriormente en la Introducción ) y cumple uno de los siguientes requisitos:

  • El requisito de relación directa.

  • El requisito de asociación.

Ambos se explican en el capítulo 2 de la Publicación 463, en inglés.

La cantidad que se puede deducir por concepto de gastos de entretenimiento puede ser limitada. Normalmente, se puede deducir sólo el 50% de los gastos de entretenimiento no reembolsados. Este límite se explica más adelante.

Límite del 50%

Normalmente, puede deducir sólo el 50% de los gastos de comidas y entretenimiento relacionados con los negocios. Si está sujeto a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte, puede deducir el 80% de los gastos de comidas y entretenimiento relacionados con los negocios. Vea Personas sujetas a límites sobre “horas de servicio” , más adelante.

El límite del 50% corresponde a empleados o sus empleadores y a personas que trabajen por cuenta propia (incluidos contratistas independientes) o sus clientes, dependiendo de si los gastos son reembolsados.

La Figura 26-A resume las reglas generales explicadas en esta sección.

El límite del 50% corresponde a comidas de negocios o gastos de entretenimiento en los que usted incurra mientras:

  • Viaja lejos de su domicilio (igualmente si come a solas o con otras personas) por motivo de negocio,

  • Entretiene a clientes en su lugar de negocio (el de usted), un restaurante u otro sitio, o

  • Asiste a una convención o recepción de negocios, reunión de negocios o almuerzo de negocios en un club.

Gastos incluidos.   Los gastos sujetos al límite del 50% incluyen:

  • Impuestos y propinas relacionados con comidas relacionadas con el negocio o actividades de entretenimiento,

  • Cargos de admisión en un club nocturno,

  • Cantidad pagada para alquilar una sala en la cual usted da una cena o cóctel y recibe a invitados, y

  • Cantidades pagadas por estacionamiento cerca de un estadio deportivo.

No obstante, el costo de transporte de ida y vuelta de una comida o actividad de entretenimiento relacionada con los negocios no está sujeta al límite del 50%.

Aplicación del límite del 50%.   El límite del 50% que corresponde a gastos de comida y entretenimiento se aplica si el gasto es, de otra manera, deducible y no está cubierto por una de las excepciones mencionadas más adelante en esta sección.

  El límite del 50% también se aplica a ciertos gastos de comida y entretenimiento que no están relacionados con los negocios. Es aplicable a gastos de comida y entretenimiento incurridos para generar ingresos, incluyendo ingresos de alquileres o ingresos de regalías. Además, se aplica al costo de comidas incluidas en gastos educativos deducibles.

Cuándo aplicar el límite del 50%.   Se aplica el límite del 50% después de determinar la cantidad que de otro modo reuniría los requisitos para una deducción. Primero se tiene que determinar la cantidad de sus gastos de comidas y entretenimiento que sería deducible conforme las otras reglas presentadas en este capítulo.

Ejemplo 1.

Usted gasta $200 en una comida relacionada con los negocios. Si no se le permite deducir $110 de esa cantidad por ser excesiva y extravagante, los $90 sobrantes están sujetos al límite del 50%. La deducción no puede ser más de $45 (0.50 x $90).

Ejemplo 2.

Usted compra dos boletos para un concierto y se los regala a un cliente. Compró los boletos por medio de un vendedor. Pagó $200 por los dos boletos, los cuales tenían un valor nominal de $80 cada uno ($160 en total). La deducción no puede ser más de $80 (0.50 x $160).

Excepciones al límite del 50%

Normalmente, los gastos de comida y entretenimiento relacionados con los negocios están sujetos al límite del 50%. La Figura 26-A le puede ayudar a determinar si el límite del 50% le corresponde a usted.

El gasto de comida o entretenimiento no está sujeto al límite del 50% si el gasto satisface una de las siguientes excepciones.

Gastos reembolsados al empleado.   Si usted es empleado, no se le obliga aplicar el límite del 50% sobre tales gastos que su empleador le reembolsa conforme un plan de reembolsos con rendición de cuentas. Los planes de reembolsos con rendición de cuentas se explican más adelante bajo Reembolsos .

Personas sujetas a límites sobre “horas de servicio”.   Puede deducir un porcentaje mayor de sus gastos de comidas mientras viaja lejos de su domicilio tributario, si las comidas tienen lugar durante, o en relación con, algún período sujeto a los límites sobre “horas de servicio” del Departamento de Transporte. El porcentaje es el 80%.

  Las personas sujetas a los límites sobre “horas de servicio” designados por el Departamento de Transporte incluyen las siguientes:

  • Ciertos trabajadores de transporte aéreo (como pilotos, tripulación, despachadores, mecánicos y controladores aéreos) que se encuentran bajo el reglamento de la Administración Federal de Aviación.

  • Camioneros interestatales y conductores de autobús que estén sujetos a las reglas del Departamento de Transporte.

  • Ciertos empleados ferroviarios (como maquinistas, conductores, tripulaciones de tren, despachadores y personal de control de operaciones) que estén sujetos a las reglas de la Administración Federal Ferroviaria.

  • Ciertos marineros mercantes que se encuentren bajo el reglamento de la Guardia Costera.

Otras excepciones.   Además, hay excepciones para personas que trabajen por cuenta propia, para gastos de publicidad, la venta de comida o entretenimiento y eventos deportivos de beneficencia. Éstas se explican en la Publicación 463, en inglés.

Figura 26-A. ¿Debe usted Aplicar el Límite del 50% a sus Gastos?

Hay excepciones a estas reglas. Vea Excepciones al límite del 50% .

Figura 26-A. ¿Debe usted Aplicar el Límite del 50% a sus Gastos?
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Gastos de entretenimiento: límite del 50%

¿Qué Gastos de Entretenimiento se Pueden Deducir?

Esta sección explica varios tipos de gastos de entretenimiento que usted tal vez pueda deducir.

Entretenimiento.    El entretenimiento incluye toda actividad que se considere que provee entretenimiento, diversión o recreación. Algunos ejemplos de éstos son entretener a invitados en clubes nocturnos; en clubes sociales y deportivos; en teatros; en eventos deportivos; o en cacerías, viajes de pesca, vacaciones y viajes parecidos.

Comidas como forma de entretenimiento.   El entretenimiento incluye el costo de una comida que usted le ofrece a un cliente, independientemente de si la comida es parte de otro entretenimiento o si se trata sólo de dicha comida. Un gasto de comida incluye el costo de alimentos, bebidas, impuestos y propinas de comida. Para deducir una comida relacionada con entretenimiento, usted o su empleador tiene que estar presente cuando se ofrezca la comida o bebida.

No puede declarar el costo de la comida como gasto de entretenimiento y también como gasto de viaje.

Separación de costos.   Si tiene un solo gasto que incluye costos de entretenimiento y otros servicios (tal como alojamiento o transporte), tiene que repartir dicho gasto entre el costo de entretenimiento y el costo de los otros servicios. Tiene que tener una razón razonable por hacer esta repartición. Por ejemplo, tiene que repartir los gastos si un hotel incluye en la misma cuenta cargos de entretenimiento en el bar junto con el cargo de habitación.

Si se turnan para pagar comidas o entretenimiento.   Si un grupo de personas que se conocen por la relación de negocios se turnan para pagar las cuentas de comida o entretenimiento mutuas sin tener en cuenta si sirven fines de negocios, ningún miembro del grupo puede deducir ninguna parte del gasto.

Gastos exagerados o extravagantes.   No puede deducir gastos de comida que sean exagerados o extravagantes. Se considera que un gasto no es extravagante si es razonable basándose en los hechos y circunstancias. Los gastos en cuestión no serán denegados sólo porque son mayores que una cantidad fija en dólares o porque tienen lugar en restaurantes, hoteles, clubes nocturnos o complejos turísticos de lujo.

Reuniones de asociaciones comerciales.    Puede deducir gastos de entretenimiento que estén directamente relacionados y sean necesarios para asistir a reuniones de negocios o convenciones de ciertas organizaciones exentas de impuestos, si los gastos de asistencia se relacionan con su ocupación o negocio activo. Estas organizaciones incluyen asociaciones comerciales, cámaras de comercio, juntas de bienes raíces, asociaciones comerciales y asociaciones profesionales.

Entradas a eventos.   Normalmente, no puede deducir una cantidad superior al valor nominal de una entrada a un evento de entretenimiento, aunque haya pagado un precio más alto. Por ejemplo, no puede deducir cargos por servicios que pague a boleterías o agencias de venta de entradas ni cantidad alguna superior al valor nominal de las entradas que pague a revendedores ilegales.

¿Qué Gastos de Entretenimiento no se Pueden Deducir?

Esta sección explica varios tipos de gastos de entretenimiento que normalmente no se pueden deducir.

Cuotas de clubes y afiliaciones.   No puede deducir una cuota (incluidos cargos de admisión) por afiliación en ningún club organizado para:

  • Negocios,

  • Placer,

  • Recreación, u

  • Otro propósito social.

Esta regla le corresponde a toda organización de afiliados si uno de sus propósitos principales es:

  • Dirigir actividades de entretenimiento para miembros o sus invitados, o

  • Hacer que los miembros o sus invitados tengan acceso a establecimientos de entretenimiento.

  Los propósitos y actividades de un club, y no el nombre de éste, determinarán si usted puede deducir la cuota o no. No puede deducir una cuota pagada a:

  • Clubes sociales (country clubs),

  • Clubes de golf y deportivos,

  • Clubes de líneas aéreas,

  • Clubes de hoteles y

  • Clubes administrados con el fin de proveer comidas bajo circunstancias que se consideran normalmente fomentar conversaciones de negocios.

Establecimientos de entretenimiento.   Normalmente, no puede deducir gasto alguno en el que se haya incurrido por el uso de un establecimiento de entretenimiento. Esto incluye gastos por depreciación y costos de operación, tales como alquiler, servicios públicos, mantenimiento y protección.

  Un establecimiento de entretenimiento es toda propiedad de la cual usted sea dueño, que alquile, o use con fines de entretenimiento. Algunos ejemplos son un yate, una cabaña de caza, un campeonato de pesca, una piscina o alberca, una cancha de tenís, un centro de boliche, un automóvil, un avión, un apartamento, una habitación de hotel o una vivienda ubicada en un lugar turístico.

Gastos de bolsillo.   Puede deducir gastos de bolsillo, como por ejemplo aquéllos para comida y bebidas, servicios de banquetería, gas y cebo de pesca ofrecidos por usted durante un evento en un establecimiento. Éstos no son gastos por el uso de un establecimiento de entretenimiento. No obstante, dichos gastos sí están sujetos a los requisitos de relación directa y asociación. Además, están sujetos al límite del 50%, explicado anteriormente.

Información adicional.   Para más información acerca de los gastos de entretenimiento, incluyendo explicaciones sobre los requisitos de relación directa y asociación, vea el capítulo 2 de la Publicación 463, en inglés.

Gastos por Regalos

Si da regalos en el curso de su ocupación o negocio, puede deducir todo o parte del costo. Esta sección explica los límites y reglas para deducir el costo de regalos.

Límite de los $25.   Usted no puede deducir más de $25 por concepto de regalos que, por motivos comerciales, usted da directa o indirectamente a cualquier persona en particular durante el año tributario. Un regalo dado a una empresa con la intención de que eventualmente sirva para el uso personal o el beneficio de una persona en particular, o de un grupo particular limitado, se considerará un regalo indirecto hecho a esa persona en particular o a las personas de aquella clase que reciban el regalo.

  Si le da un regalo a un miembro de la familia de un cliente, se considera normalmente que el regalo es un regalo indirecto hecho al cliente. Esta regla no corresponde si tiene una relación de negocios independiente y de buena fe con dicho miembro de la familia, y el regalo no está destinado al uso o beneficio final del cliente.

  Si tanto usted como su cónyuge dan regalos, a los dos se les trata como un solo contribuyente. No importa si tienen negocios distintos, empleos distintos, o si cada uno tiene una relación independiente con el destinatario. Si una sociedad colectiva hace regalos, a la sociedad colectiva y los socios se les trata como un solo contribuyente.

Costos imprevistos.   Costos imprevistos, como el grabado de joyas, o el embalaje, seguro y envío, no se suelen incluir al determinar el costo de un regalo para propósitos del límite de los $25.

  Un costo se considera imprevisto sólo si no añade valor sustancial al regalo. Por ejemplo, el costo usual de envolver un regalo es un costo imprevisto. Sin embargo, la compra de una canasta decorativa para embalar frutas no es un costo imprevisto si el valor de la canasta es considerable en comparación con el valor de la fruta.

Excepciones.   Los siguientes artículos no se consideran regalos para propósitos del límite de los $25.

  1. Un artículo que cueste $4 o menos y:

    1. tenga su nombre, en forma permanente y claramente visible, en el regalo y

    2. sea uno de varios artículos idénticos que usted regala ampliamente. Ejemplos de éstos incluyen lapiceros o bolígrafos, juegos de escritorio, bolsas de plástico y estuches.

  2. Rótulos, estantes de presentación u otros materiales de promoción que se van a usar en el lugar de negocios del destinatario.

Regalo o entretenimiento.   Todo artículo que se pueda considerar regalo o entretenimiento normalmente se considerará entretenimiento. Sin embargo, si le regala a un cliente alimentos o bebidas envasados con la intención de que él los consuma en una fecha posterior, trátelos como regalo.

   Si le regala a un cliente boletos para una función de teatro o evento deportivo y no acompaña al cliente a la función o evento, puede tratar los boletos como gasto por regalo o como gasto de entretenimiento, según le convenga más a usted.

   Si acompaña al cliente al evento, tendrá que tratar el costo de las entradas como gasto de entretenimiento. Usted no puede escoger, en este caso, tratar los boletos como un gasto de regalo.

Gastos de Transporte

Esta sección explica gastos que puede deducir por concepto de transporte de negocios cuando no viaje lejos de su domicilio, definidos anteriormente, bajo Gastos de Viaje . Estos gastos incluyen el costo de transporte por avión, ferrocarril, autobús, taxi, etc., y el costo de manejar y mantener en buen estado su automóvil.

Los gastos de transporte incluyen todos los costos ordinarios y necesarios de lo siguiente:

  • Trasladarse de un lugar de trabajo a otro en el curso de su negocio o profesión cuando viaje dentro de su domicilio tributario. Domicilio tributario se define anteriormente bajo Gastos de Viaje .

  • Visitar a clientes.

  • Ir a una reunión de negocios lejos de su lugar de trabajo habitual.

  • Trasladarse de su domicilio a un lugar de trabajo temporal cuando tenga uno o más lugares de trabajo habituales. Estos lugares de trabajo temporales pueden estar ubicados dentro del área de su domicilio tributario o fuera de dicha área.

Los gastos de transporte no incluyen gastos en los que incurre al pasar una noche de viaje lejos de su domicilio. Esos gastos son gastos de viaje, los cuales se explican anteriormente. Sin embargo, si usa su automóvil mientras pasa la noche lejos de su domicilio, use las reglas de esta sección para calcular la deducción por gastos de automóvil. Vea Gastos de Automóvil , más adelante.

Ilustración de gastos de transporte.    La Figura 26-B ilustra las reglas sobre cuándo puede deducir gastos de transporte dado que tiene un trabajo principal o habitual lejos de su domicilio. Tal vez quiera consultar dicha ilustración al momento de decidir si puede deducir sus gastos de transporte. Generalmente, los gastos de transporte que usted incurre diariamente mientras viaja de su hogar a uno o más lugares regulares de trabajo son gastos regulares no deducibles. Sin embargo, hay muchas excepciones para la deducción de gastos de transporte, como por ejemplo, si su lugar de trabajo es temporero (dentro o fuera del área de su viaje local diario al trabajo), si viaja por la misma ocupación o negocio o si usted tiene una oficina en su hogar.

Lugar temporal de trabajo.   Si tiene uno o más lugares de trabajo habituales lejos de su domicilio y va todos los días a trabajar a un sitio temporal de trabajo en la misma ocupación o negocio, puede deducir los gastos de transporte diario de ida y vuelta entre su domicilio y el sitio temporal, independientemente de la distancia.

  Si se espera de manera realista que su empleo en un sitio de trabajo dure (y de hecho dura) 1 año o menos, el empleo se considera temporal, a menos que existan hechos y circunstancias que indiquen lo contrario.

  Si se espera de manera realista que su empleo en un sitio de trabajo dure más de 1 año, o si no se puede esperar razonablemente que el empleo dure 1 año o menos, el empleo no se considera temporal, independientemente de si de hecho dura más de 1 año.

  Si en un principio se espera de manera realista que su empleo en un sitio de trabajo dure 1 año o menos, pero en alguna fecha posterior se espera de manera realista que dure más de 1 año, a ese empleo se le tratará como temporal (a menos que existan hechos y circunstancias que indiquen lo contrario) hasta que cambie su expectativa. Ya no será tratado como temporal después de la fecha en que usted determine que va a durar más de 1 año.

  Si el sitio de trabajo temporal está más allá de la zona general de su lugar de trabajo habitual y se queda a pasar la noche, se considera que viaja lejos de su domicilio. Puede ser que tenga gastos de viaje deducibles como se explicaron anteriormente en este capítulo.

Ningún lugar habitual de trabajo.   Si no tiene un lugar habitual de trabajo pero suele trabajar en la zona metropolitana donde vive, puede deducir costos diarios de transporte entre su domicilio y un sitio temporal de trabajo fuera de dicha zona metropolitana.

  Normalmente, una zona metropolitana incluye la zona dentro del perímetro urbano y las afueras que se consideran parte de dicha zona metropolitana.

  No pueden deducir costos diarios de transporte entre su domicilio y sitios de trabajo temporales dentro de su zona metropolitana. Éstos se consideran gastos de transporte al trabajo que no son deducibles.

Dos lugares de trabajo.   Si trabaja en dos lugares en el día, ya sea o no para el mismo empleador, puede deducir el gasto de trasladarse de un lugar de trabajo al otro. No obstante, si por alguna razón personal no va directamente de un sitio al otro, no puede deducir más de la cantidad que le hubiera costado ir directamente del primer sitio al segundo.

  Los gastos de transporte en los que incurra al ir entre su domicilio y su empleo a tiempo parcial cuando no trabajó ese día en su empleo principal, se consideran gastos por ir a trabajar. No los puede deducir.

Personal en Reserva de las Fuerzas Armadas.   La reunión de una unidad de la Reserva de las Fuerzas Armadas se considera un segundo lugar de negocios, si dicha reunión tiene lugar un día en el que usted trabaja en su empleo normal. Puede deducir el gasto de trasladarse de un lugar de trabajo al otro como se acaba de explicar, bajo Dos lugares de trabajo , anteriormente.

  Normalmente, no puede deducir el gasto si la reunión de la unidad de las Rreservas tiene lugar un día en el que usted no trabaja en su empleo normal. En este caso, su transporte se suele considerar un gasto de transporte al trabajo que no es deducible. Sin embargo, sí puede deducir sus gastos de transporte si el sitio de la reunión es temporal y tiene uno o más lugares de trabajo.

  Si suele trabajar en una zona metropolitana determinada pero no en un sitio específico y la reunión de reservas tiene lugar en un sitio temporal fuera de dicha zona metropolitana, puede deducir sus gastos de transporte.

  Si pasa la noche de viaje lejos de su domicilio para asistir a una reunión de las Reservas o de la Guardia Nacional, puede deducir sus gastos de viaje. Estos gastos se explican anteriormente bajo Gastos de Viaje .

  Si viaja más de 100 millas de su domicilio para realizar funciones o servicios como miembro de las Reservas, quizás pueda deducir algunos de sus costos de viaje como un ajuste a sus ingresos, en vez de como una deducción detallada. Vea Personal en las Reservas de las Fuerzas Armadas que viaje más de 100 millas de su domicilio bajo Reglas Especiales, más adelante.

Gastos para desplazarse diariamente hasta su trabajo.   No puede deducir los costos de autobús, tranvía, metro o taxi, ni los costos de viajar en automóvil, entre su domicilio y su lugar de trabajo principal o habitual. Estos costos son gastos personales que le permiten desplazarse diariamente a su trabajo. No puede deducir gastos para ir a trabajar, por lejos que esté su hogar de su sitio habitual de trabajo. No puede deducir gastos por ir a trabajar aunque trabaje durante el viaje que lo lleva a su trabajo.

Ejemplo.

A veces utiliza su teléfono celular para hacer llamadas de negocios durante el viaje hasta su trabajo y de regreso a casa. A veces hay colegas que lo acompañan en el viaje hasta el trabajo y de regreso, y ustedes hablan de negocios en el automóvil. Estas actividades no hacen que el viaje deje de ser un viaje personal para convertirse en un viaje de negocios. No puede deducir sus gastos para desplazarse diariamente hasta su trabajo.

Cargos de estacionamiento.   Los cargos que pague para estacionar su automóvil en su lugar de trabajo son gastos para desplazarse diariamente hasta su trabajo y no son deducibles. Puede, sin embargo, deducir cargos de estacionamiento relacionados con los negocios cuando visite a un cliente.

Publicidad en el automóvil.   Poner materiales publicitarios en su automóvil que sirven de publicidad a su negocio no hace que el uso de su automóvil deje de ser uso personal para convertirse en uso comercial. Aun si utiliza dicho automóvil para ir a trabajar o para otros propósitos personales, no puede deducir los gastos correspondientes a esos usos.

Uso compartido de automóviles.   No puede deducir el costo de utilizar su automóvil como parte de un grupo, sin fines de lucro, de gente que viaja junto en un vehículo compartido (carpool). No incluya en sus ingresos pagos que reciba de los pasajeros. Se considera que dichos pagos son reembolsos de sus gastos. Sin embargo, si usted opera un carpool con fines de lucro, tiene que incluir en sus ingresos pagos recibidos de los pasajeros. Luego puede deducir sus gastos de automóvil (usando las reglas de este capítulo).

Transporte de herramientas o instrumentos.   Transportar herramientas o instrumentos en su automóvil mientras va a trabajar y regresa a casa no hace que sus gastos de automóvil sean deducibles. Sin embargo, puede deducir cualquier costo adicional en el que incurra por herramientas o instrumentos de remolque (tales como los de alquiler de un remolque arrastrado por su automóvil).

Gastos de desplazamiento de sindicalistas desde el centro del sindicato.   Si recibe tareas de trabajo en un centro del sindicato y luego se va a su lugar de empleo, los costos de trasladarse del centro del sindicato a su lugar de empleo son gastos de transporte al trabajo no deducibles. Aunque necesite tratar con el sindicato para recibir sus asignaciones de trabajo, usted no trabaja en el lugar donde está ubicada la sala del sindicato, sino en su lugar de empleo.

Oficina en el domicilio.   Si tiene una oficina en su domicilio que reúne los requisitos para ser lugar de negocios principal, puede deducir sus costos diarios de transporte entre su domicilio y otro lugar de trabajo en el mismo oficio u ocupación. Vea el capítulo 28 para información sobre cómo determinar si la oficina en su domicilio reúne los requisitos para ser lugar de negocios principal.???

Figura 26-B. ¿Cuándo Son Deducibles los Gastos de Transporte?

La mayoría de los empleados y personas que trabajan por cuenta propia pueden utilizar esta tabla. No utilice esta tabla si su vivienda es su lugar principal de negocios. Vea Oficina en el domicilio .

Figura 26-B. ¿Cuándo son Deducibles los Gastos de Transporte?
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Figura 26−B. Transporte Local

Ejemplos de transporte deducible.   Los siguientes ejemplos muestran cuándo puede deducir gastos de transporte basándose en la ubicación de su trabajo y domicilio.

Ejemplo 1.

Usted trabaja normalmente en una oficina en la ciudad donde vive. Su empleador lo manda a una sesión de capacitación de una semana de duración en otra oficina de la misma ciudad. Viaja directamente de su domicilio al sitio de capacitación y regresa cada día. Puede deducir el costo de su transporte diario de ida y vuelta entre su domicilio y el sitio de capacitación.

Ejemplo 2.

Su lugar de negocios principal se halla en su domicilio. Puede deducir el costo de transporte de ida y vuelta entre la oficina de su domicilio y el lugar de negocios de su cliente.

Ejemplo 3.

No tiene una oficina habitual ni tiene una oficina en su domicilio. En este caso, la ubicación de su primer contacto comercial dentro del área metropolitana se considera su oficina. Los gastos de transporte entre su domicilio y este primer contacto comercial son gastos del viaje de ida y vuelta a su trabajo y no son deducibles. Los gastos de transporte entre su último contacto comercial y su domicilio también son gastos de ida y vuelta a su trabajo y tampoco son deducibles. Aunque no puede deducir los costos del primer y último viaje, sí puede deducir los costos de viajar de un cliente a otro. Si no tiene una oficina habitual u oficina en su hogar, los costos de desplazarse entre dos o más contactos comerciales en un área metropolitana son deducibles, mientras que los costos de desplazarse desde (y hasta) el hogar y los contactos comerciales no son deducibles.

Gastos de Automóvil

Si utiliza su automóvil para propósitos de negocio, tal vez pueda deducir sus gastos de automóvil. Normalmente puede utilizar uno de los dos métodos siguientes para calcular sus gastos deducibles:

Si usa los gastos reales de automóvil para calcular su deducción por un automóvil que alquila, hay reglas que afectan la cantidad de los pagos de alquiler que puede deducir. Vea Alquiler de un automóvil bajo Gastos Reales del Automóvil, más adelante.

En este capítulo, un “automóvil” incluye una furgoneta o camioneta.

Carteros rurales.   Si usted es cartero rural, tal vez pueda tratar el reembolso calificado que recibió como la cantidad de su gasto permisible. Debido a que el reembolso calificado se trata como si fuese pagado como parte de un plan de deducción de reembolsos con rendición de cuentas, su empleador no debe incluir la cantidad del reembolso en los ingresos suyos (los de usted).

  Si sus gastos de vehículo son mayores a la cantidad de su reembolso, puede anotar los gastos no reembolsados como una deducción detallada en el Anexo A (Formulario 1040). Tiene que llenar el Formulario 2106 y adjuntarlo a su Formulario 1040.

  Un “reembolso calificado” es aquél que usted reciba que cumple las dos condiciones siguientes:

  • Se da como asignación para mantenimiento de equipo (EMA, por sus siglas en inglés) a empleados del Servicio Postal de los EE.UU.

  • Se da a la tarifa acordada en el convenio colectivo de trabajo de 1991. Ningún convenio posterior podrá aumentar la cantidad de reembolso calificado por una cantidad mayor a la tasa de inflación.

Consulte a su empleador para información sobre su reembolso.

Si es cartero rural y recibió un reembolso calificado, no puede usar la tarifa estándar por milla.

Tarifa Estándar por Milla

Quizás pueda usar la tarifa estándar por milla para calcular los costos deducibles de operar su automóvil para propósitos de negocio. Para el 2012, la tarifa estándar de uso comercial es 55 ½ centavos por milla.

Si usa la tarifa estándar por milla para un año, no puede deducir sus gastos de automóvil reales en dicho año, pero vea Cargos de estacionamiento y peaje , más adelante.

Normalmente, puede usar la tarifa estándar por milla independientemente de si se le reembolsa a usted o si algún reembolso es mayor o menor a la cantidad calculada al usar la tarifa estándar por milla. Vea Reembolsos , bajo Cómo Hacer la Declaración, más adelante.

Si elige usar la tarifa estándar por milla.   Si quiere usar la tarifa estándar por milla para un automóvil del cual usted es dueño, tiene que optar por usarla el primer año en que el automóvil esté disponible para uso en su negocio. Luego, en años posteriores, puede optar por usar la tarifa estándar por milla o los gastos reales.

  Si quiere usar la tarifa estándar por milla para un automóvil alquilado, hay que usar la tarifa por todo el período del contrato de arrendamiento.

  Tiene que escoger usar la tarifa estándar por milla a más tardar en la fecha de vencimiento (incluyendo prórrogas) de su declaración. No puede revocar esta elección. Sin embargo, en años posteriores, puede cambiar de la tarifa estándar por milla al método de gastos reales. Si cambia al método de gastos reales en un año posterior, pero antes de que se deprecie totalmente su automóvil, tiene que estimar la vida útil restante del automóvil y usar la depreciación uniforme.

Ejemplo.

Leonardo es un empleado que de vez en cuando utiliza su propio automóvil por motivos de negocios. Compró el automóvil en 2010, pero no reclamó gastos del empleado no reembolsados en su declaración de impuestos del año 2010. Ya que Leonardo no utilizó la tarifa estándar por milla el primer año en que el automóvil estaba disponible para uso en su negocio, no puede utilizar la tarifa estándar por milla en 2012 para reclamar gastos del empleado no reembolsados.

  Para más información sobre la depreciación que se incluye en la tarifa estándar por milla, vea la excepción en Methods of depreciation (Métodos de depreciación) bajo Depreciation Deduction (Deducción por depreciación) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés.

Tarifa estándar por milla no permitida.   No puede usar la tarifa estándar por milla si:

  • Utiliza cinco o más automóviles a la vez (como en el caso de operaciones de flotas automovilísticas),

  • Declaró una deducción de depreciación para el automóvil, utilizando algún método para calcular la deducción que no fuera el de la depreciación uniforme,

  • Declaró una deducción sobre el automóvil conforme lo permitido en la sección 179,

  • Declaró la asignación especial por depreciación sobre el automóvil,

  • Declaró gastos reales de automóvil después de 1997 para un automóvil que alquiló, o

  • Es cartero rural que ha recibido un reembolso calificado. Vea Carteros rurales , anteriormente.

Cinco o más automóviles.   Si es dueño de, o alquila cinco o más automóviles, que se utilizan a la vez para fines comerciales, no puede usar la tarifa estándar por milla para calcular el uso comercial de ningún automóvil. No obstante, es posible deducir sus gastos reales de operación para cada uno de los automóviles de su negocio. Vea Actual Car Expenses (Gastos reales de automóvil) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés, para información sobre cómo calcular su deducción.

  Se considera que usted no utiliza cinco o más automóviles a la vez para propósitos comerciales si se alterna (se usan en momentos distintos) los vehículos que usa.

Nota:   Usted puede optar por utilizar la tarifa estándar por milla si utiliza el automóvil como vehículo a contrato (como un taxi).

Cargos de estacionamiento y peaje.   Además de usar la tarifa estándar por milla, puede deducir todos los cargos de estacionamiento y peaje que estén relacionados con su negocio. Los cargos de estacionamiento que pague por estacionar el automóvil en su lugar de trabajo son gastos no deducibles por el viaje de ida y vuelta a su trabajo y no son deducibles.

Gastos Reales de Automóvil

Si no usa la tarifa estándar por milla quizás pueda deducir sus gastos reales del automóvil.

Si reúne los requisitos para usar ambos métodos, quizás le interese calcular su deducción usando cada uno para ver cuál de los dos le brinda una deducción mayor.

 
Los gastos reales del automóvil incluyen:

Depreciación Pagos de alquiler Cargos de matriculación
Licencias Seguros Reparaciones
Gasolina Alquiler de garaje Llantas
Aceite Cargos de estacionamiento  
Peajes    

Uso con fines comerciales y personales.   Si utiliza su automóvil tanto para propósitos comerciales como personales, tiene que dividir sus gastos entre uso comercial y personal. Puede dividir sus gastos basándose en las millas recorridas para cada propósito.

Ejemplo.

Usted es contratista y conduce su automóvil 20,000 millas durante el año: 12,000 millas para uso comercial y 8,000 millas para uso personal. Puede declarar sólo el 60% (12,000 dividido entre 20,000) del costo de operar su automóvil como un gasto de negocios.

Intereses sobre préstamos de automóvil.   Si es empleado, no puede deducir ningún interés pagado sobre un préstamo de automóvil. Dichos intereses se tratan como intereses personales y no son deducibles. Sin embargo, si trabaja por cuenta propia y usa su automóvil en ese negocio, vea el capítulo 4 de la Publicación 535, en inglés.

  
Si usa un préstamo hecho sobre el valor neto de la vivienda para comprar su automóvil, quizás pueda deducir los intereses. Vea el capítulo 23 para más información.

Impuestos pagados sobre su automóvil.   Si es empleado, puede deducir impuestos sobre bienes muebles que pagó por su automóvil si detalla las deducciones. Anote la cantidad pagada en la línea 7 del Anexo A (Formulario 1040). Vea el capítulo 22 para más información sobre impuestos. Si usted no es empleado, vea las instrucciones de su formulario para información acerca de cómo deducir impuestos sobre bienes muebles pagados por el automóvil.

Impuestos sobre las ventas.   Por lo general, el impuesto sobre la venta de un automóvil es parte de la base del mismo y se recupera mediante la depreciación, la cual se explica más adelante. Sin embargo, si no se utiliza el automóvil en su ocupación o negocio en excuslivo, puede optar por deducir la parte del impuesto estatal o local sobre las ventas que corresponde al uso no-comercial del vehículo en la línea 5 del Anexo A (Formulario 1040), siempre que detalla las deducciones y no opta por deducir los impuestos estatales y locales sobre el ingreso.

Multas y garantías prendarias.   No puede deducir multas que pague, ni garantías prendarias a las que pierda derecho, por infracciones de tráfico.

Depreciación y deducciones de la sección 179.   El costo de un automóvil más el impuesto sobre ventas y mejoras correspondiente normalmente se considera un gasto de capital. Debido a que los beneficios duran más de un año, normalmente no se puede deducir un gasto de capital. No obstante, puede recuperar este costo por medio de la deducción de la sección 179 (es decir, la deducción permitida por la sección 179), la provisión especial por depreciación y deducciones por depreciación. La depreciación le permite recuperar el costo a lo largo de más de 1 año, al deducir una parte de dicho costo cada año. La deducción de la sección 179, la provisión especial por depreciación, y la deducción por depreciación se presentan en más detalle en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés.

  Por regla general, hay límites a esas deducciones. Se aplican reglas especiales si utiliza su automóvil el 50% o menos para su trabajo o negocio.

Alquiler de un automóvil.   Si alquila un automóvil, camión o camioneta que usa en su negocio, puede usar la tarifa estándar por milla o gastos reales para calcular el gasto deducible de su automóvil.

Pagos deducibles.   Si decide usar los gastos reales, puede deducir la parte de cada pago de alquiler que corresponde al uso del vehículo en su negocio. No puede deducir ninguna parte de un pago de alquiler que corresponde al uso personal del vehículo, tal como el viaje de ida y vuelta a su trabajo.

  Tiene que efectuar todos los pagos adelantados durante todo el período de arrendamiento. No puede deducir ningún pago que haga para comprar un vehículo, aun si los pagos se llaman pagos de alquiler.

  Si alquila un automóvil, camión o furgoneta por 30 días o más, podría verse obligado a reducir su deducción de pago de alquiler por una “cantidad de inclusión” (una cantidad que se tiene que calcular e incluir en sus ingresos brutos para cada año que alquile un vehículo). Para información sobre cómo declarar cantidades de inclusión relativas al arrendamiento, vea Leasing a Car (Alquiler de automóvil) en el capítulo 4 de la Publicación 463, en inglés.

Venta, pago parcial u otra enajenación del vehículo

Si vende su automóvil, lo intercambia como parte de la compra de un vehículo nuevo, o de otro modo se deshace de él, es posible que tenga una ganancia tributable o pérdida deducible. Esto es cierto tanto si usa la tarifa estándar por milla como si usa los gastos reales del automóvil para deducir el uso comercial del mismo. La Publicación 544, en inglés, tiene información sobre ventas de bienes usados en comercio o negocios y, además, detalles sobre cómo declarar la enajenación.

Mantenimiento de Documentación

Si deduce gastos de viaje, entretenimiento, regalos o transporte, tiene que poder demostrar ciertos elementos del gasto. Esta sección trata de la documentación que se necesita mantener para demostrar estos gastos.

Si mantiene documentación precisa y oportuna, tendrá documentos comprobantes que le puede enseñar al IRS, si alguna vez se revisara su declaración de impuestos. Además, tendrá comprobantes de gastos que le podría exigir su empleador, si a usted se le reembolsa conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas. Estos planes se explican más adelante, bajo Reembolsos .

Cómo Demostrar los Gastos

La Tabla 26-2 resume la documentación que se necesita para demostrar cada gasto explicado en este capítulo. Tiene que poder demostrar los elementos indicados en la parte superior de la tabla. Se demuestran al proveer la información y recibos (cuando se requiera) relativos a los gastos anotados en la primera columna.

No puede deducir cantidades que usted aproximó o estimó.

Debe mantener documentación precisa para demostrar sus gastos o para tener pruebas suficientes para comprobar su propia declaración. Para que su documentación se considere precisa, normalmente tiene que prepararla por escrito. Esto se debe a que las pruebas escritas son más fiables que las pruebas orales por sí solas.

No obstante, si usted crea un registro en la computadora en el momento que el evento sucede, se considera que su documentación es precisa.

¿Qué es Documentación Precisa?

Debería guardar las pruebas necesarias en un libro de cuentas, diario, informe de gastos o archivo parecido. Además, debería guardar documentos comprobantes que, junto con sus registros, corroborarán cada elemento de su gasto.

Documentos comprobantes.   Normalmente, usted tiene que tener documentos comprobantes, tales como recibos, cheques cancelados o facturas para demostrar sus gastos.

Excepción.   No se necesitan documentos comprobantes si se da alguna de las siguientes condiciones:

  • Usted incurre en gastos de comida o alojamiento mientras viaja fuera de su domicilio y rinde cuentas de los mismos a su empleador bajo un plan de reembolsos con rendición de cuentas, y usa un método de asignación de viáticos que incluye comida y/o alojamiento. Los planes de reembolsos con rendición de cuentas y asignaciones de viáticos se explican más adelante bajo Reembolsos .

  • Su gasto, que no sea de alojamiento, es menor de $75.

  • Tiene un gasto de transporte para el cual no es fácil adquirir un recibo.

Pruebas suficientes.   Generalmente, se considerará que los documentos comprobantes son suficientes si en los mismos se indica la cantidad, la fecha, el lugar y la razón fundamental del gasto.

  Por ejemplo, un recibo de hotel es suficiente para demostrar gastos de viaje por motivo de negocios si éste tiene la siguiente información:

  • Nombre y ubicación del hotel.

  • Fechas en las cuales usted se hospedó allí.

  • Cantidades separadas correspondientes a cargos de alojamiento, comida y llamadas telefónicas.

   Un recibo de restaurante es suficiente para demostrar un gasto por concepto de comida de negocios si dicho recibo tiene la siguiente información:

  • Nombre y ubicación del restaurante.

  • Número de personas servidas.

  • Fecha y la cantidad del gasto.

Si se cobra por artículos que no sean alimentos y bebidas, el recibo tiene que señalarlo.

Cheque cancelado.   Un cheque cancelado, junto con una factura del beneficiario, normalmente demuestra el costo. No obstante, un cheque cancelado no demuestra un gasto de negocios por sí solo sin otras pruebas para demostrar que el mismo corresponde a un fin de negocios.

Información duplicada.   No tiene que apuntar información en su libro de cuentas u otro registro si la misma repite la información indicada en algún recibo, siempre que su documentación y recibos se complementen de manera ordenada.

  No tiene que documentar cantidades que su empleador pague directamente por algún boleto o artículo de viaje. Sin embargo, si carga estos artículos a la cuenta de su empleador mediante una tarjeta de crédito o de otro modo, tiene que mantener documentación de las cantidades que usted ha gastado.

Documentación oportuna.   Debería apuntar los elementos de un gasto o uso comercial en el momento, o lo más pronto posible, del gasto o uso y comprobarlo con documentos comprobantes suficientes. La documentación que se apunta de manera oportuna, mientras aún se recuerdan claramente los hechos, vale más que una declaración escrita que se prepare más tarde.

  No necesita apuntar los elementos de cada gasto el día en que occura. Si mantiene registros semanales teniendo en cuenta el uso durante la semana, se considera que la documentación se mantiene al día.

  Si le entrega a su empleador o cliente un estado de cuenta de gastos, dicho estado de cuenta se puede considerar también documentación que se ha mantenido de manera oportuna. Esto es así si lo copia de su libro de cuentas, diario, informe de gastos o documentación similar.

Comprobación del fin comercial.   Normalmente, tiene que proveer una declaración escrita indicando el fin comercial de un gasto. Sin embargo, la cantidad de pruebas varía según las circunstancias de cada caso. Si el propósito comercial de un gasto es evidente considerando las circunstancias afines, entonces no necesita proveer una explicación escrita.

Información confidencial.   No necesita incluir información confidencial relacionada con una parte de un gasto deducible (tal como el lugar, fin comercial o relación comercial) en su libro de cuentas, diario u otro registro. No obstante, sí tiene que apuntar la información en otra parte, en el momento, o lo antes posible, y tenerla al alcance de la mano para demostrar completamente dicha parte del gasto.

¿Y Si Tengo Documentación Incompleta?

Si no tiene documentación completa para demostrar una parte de un gasto, entonces tiene que demostrar dicha parte con:

  • Su propia declaración escrita u oral, incluyendo información específica acerca de dicha parte del gasto, y

  • Otras pruebas de apoyo que sean suficientes para demostrar dicha parte del gasto.

Documentación destruida.   Si no puede proveer un recibo debido a razones fuera de su control, puede demostrar una deducción reconstruyendo sus registros o gastos. Las razones fuera de su control incluyen un incendio, inundación u otro hecho fortuito.

Separación y Combinación de Gastos

Esta sección explica cuándo los gastos tienen que mantenerse separados y cuándo se pueden combinar.

Separación de gastos.   Cada pago separado se suele considerar un gasto separado. Por ejemplo, si cena con un cliente y luego va al teatro, el gasto de la cena y el costo de las entradas del teatro se consideran dos gastos separados. Tiene que apuntarlos por separado en sus registros.

Combinación de artículos.   Puede anotar una sola cifra diaria en sus registros para categorías razonables de gastos. Algunos ejemplos son tarifas de taxi, llamadas de teléfono o costos imprevistos de viaje. Las comidas se deberían anotar en una categoría separada. Puede incluir con el costo de las comidas las propinas relacionadas.

  Los gastos de la misma índole que usted incurra en el transcurso de un solo evento se consideran un solo gasto. Por ejemplo, si durante actividades de entretenimiento en un salón de fiestas, usted paga cada ronda de bebidas por separado, el gasto total de las bebidas se considera un solo gasto.

Repartición del total del costo.   Si puede demostrar el total del costo de viajes o entretenimiento, pero no puede demostrar el costo por cada persona que participó en el evento, podría verse obligado a repartir el total del costo entre usted y sus invitados a prorrateo. Se necesitaría una repartición, por ejemplo, si usted no tuviera una relación de negocios con todos sus invitados.

Si se revisa su declaración de impuestos.   Si se revisa su declaración de impuestos, podría verse obligado a proveer información adicional al IRS. Esta información podría ser necesaria para aclarar o demostrar la veracidad o fiabilidad de la información incluida en su documentación, declaraciones, testimonio o documentos comprobantes antes de que se permita una deducción.

Cuánto Tiempo Tiene que Guardar Documentación y Recibos

Tiene que guardar sus documentos mientras podrían ser necesarios para la administración de alguna disposición del Código del Servicio de Impuestos Internos. Normalmente, esto significa que necesita guardar toda la documentación que demuestre su deducción (o un artículo de ingresos) por 3 años a partir de la fecha en que presentó la declaración de impuestos reclamando la deducción. Una declaración presentada antes de la fecha límite se considera presentada en la misma fecha límite. Para una explicación más completa, vea la Publicación 583, Starting a Business and Keeping Records (Cómo establecer un negocio y mantener documentación), en inglés.

Empleados a los que se les reembolsan sus gastos.   Los empleados que entregan su documentación a sus empleadores, y a quienes se les reembolsan sus gastos, normalmente no tienen que guardar copias de esta información. Sin embargo, podría verse obligado a demostrar sus gastos si le corresponde alguna de las siguientes condiciones:

  • Usted reclama deducciones por gastos que sean mayores a los reembolsos.

  • Sus gastos se reembolsan conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas.

  • Su empleador no utiliza procedimientos de contabilidad adecuados para comprobar cuentas de gastos.

  • Usted es pariente de su empleador, como se define más adelante bajo Pariente del Empleador .

  Vea la siguiente sección, Cómo Hacer la Declaración , para una explicación sobre reembolsos, contabilidad adecuada y planes de reembolsos sin rendición de cuentas.

Información adicional.   El Capítulo 5 de la Publicación 463, en inglés, tiene más información sobre documentación, incluyendo ejemplos.

Cómo Hacer la Declaración

Esta sección explica dónde y cómo declarar los gastos tratados en este capítulo. Explica los reembolsos y cómo tratarlos bajo planes de reembolsos con rendición de cuentas y otros sin rendición de cuentas. Además, explica las reglas para contratistas independientes y clientes, funcionarios que prestan servicios por honorarios fijos, ciertos artistas, personal en la Reserva de las Fuerzas Armadas y ciertos empleados incapacitados. Esta sección termina con una explicación de cómo declarar gastos de viaje, entretenimiento, regalos, y automóvil en el Formulario 2106-EZ.

Personas que trabajan por cuenta propia.   Usted tiene que declarar sus ingresos y gastos en el Anexo C o C-EZ (Formulario 1040) si es dueño único de un negocio, o en el Anexo F (Formulario 1040) si es agricultor. No utilice el Formulario 2106 ó 2106-EZ. Vea las instrucciones del formulario para saber cómo llenar su declaración de impuestos. También puede encontrar información en la Publicación 535, si es dueño único de un negocio, o en la Publicación 225, Farmer's Tax Guide (Guía tributaria para agricultores), en inglés, si es agricultor.

Personas que trabajan por cuenta propia y son también empleados.    Si usted trabaja por cuenta propia y también es empleado, tiene que mantener documentación separada para cada actividad de negocios. Declare sus gastos de negocio del trabajo por cuenta propia en el Anexo C, C-EZ o F (Formulario 1040), según se explicó anteriormente. Declare sus gastos de negocio del trabajo como empleado en el Formulario 2106 ó 2106-EZ, según se explica más adelante.

Empleados.    Si es un empleado, normalmente tiene que llenar el Formulario 2106 para deducir sus gastos de viaje, transporte, y entretenimiento. No obstante, puede utilizar el Formulario 2106-EZ, el cual es más corto, en vez del Formulario 2106, si cumple todas las siguientes condiciones:

  • Usted es empleado que deduce gastos atribuibles a su trabajo.

  • Su empleador no le reembolsó los gastos (las cantidades incluidas en el recuadro 1 de su Formulario W-2 no se consideran reembolsos).

  • Si declara gastos de automóvil y utiliza la tarifa estándar por milla.

  Para más información sobre cómo declarar sus gastos en los Formularios 2106 y 2106-EZ, vea Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ , más adelante.

Regalos.    Si no recibió ningún reembolso (o todos los reembolsos fueron incluidos en el recuadro 1 de su Formulario W-2); el único gasto de negocios que usted declara es por regalos, y las reglas para ciertas personas (tales como artistas) explicadas más adelante bajo Reglas Especiales no le corresponden, no llene el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ. En lugar de ello, anote la cantidad de sus gastos deducibles directamente en la línea 21 del Anexo A (Formulario 1040).

Empleados estatutarios.    Si recibió un Formulario W-2 y el recuadro “ Statutory employee ” (Empleado estatutario) en el recuadro 13 fue marcado, declare sus ingresos y gastos relacionados a dichos ingresos en el Anexo C o C-EZ (Formulario 1040). No llene el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ.

  Los empleados estatutarios incluyen agentes de seguro de vida que trabajan a tiempo completo, ciertos agentes o choferes con comisión, vendedores que viajan, y ciertas personas que trabajan en casa.

Si tiene derecho a un reembolso de parte de su empleador pero no lo declara, no puede declarar una deducción por los gastos a los cuales corresponde dicho reembolso no declarado.

Reembolso de gastos personales.    Si su empleador le reembolsa gastos personales no deducibles, tales como aquéllos para viajes de vacaciones, su empleador tiene que declarar el reembolso como ingresos de salario, en el recuadro 1 de su Formulario W-2. Usted no puede deducir gastos personales.

Reembolsos

Esta sección explica qué hacer cuando recibe un pago adelantado o se le reembolsan por los gastos de negocio del empleado explicados en este capítulo.

Tabla 26-2. Cómo demostrar ciertos gastos de negocio

SI tiene gastos por... ENTONCES tiene que guardar documentación en la que se indican los siguientes componentes...
Cantidad Fecha Lugar o Descripción Propósito Comercial y  
Relación Comercial
Viajes El costo por separado de cada gasto de viajes, alojamiento y comidas. Los gastos imprevistos se pueden sumar en categorías razonables, tales como taxis, cargos y propinas, etc. La fecha de salida y regreso de cada viaje y cuántos días pasó dedicándose a actividades de negocios. Destino o zona de viaje (nombre de la ciudad, pueblo u otra designación). Fines: Fines comerciales del gasto o beneficio comercial obtenido o que se espera obtener. 
 
Relación: No corresponde.
Entretenimiento El costo de cada gasto por separado. Los gastos imprevistos tales como taxis, teléfonos, etc., se pueden sumar diariamente. Fecha del entretenimiento. También vea Propósito Comercial. Nombre y dirección o ubicación del lugar del entretenimiento. Clase de entretenimiento si no es obvio. También vea Propósito Comercial. Fines: Fines comerciales del gasto o beneficio comercial obtenido o que se espera obtener. Para entretenimiento, la naturaleza de la conversación o actividad de negocios. Si el entretenimiento tuvo lugar directamente antes o después de una conversación de negocios: la fecha, lugar, naturaleza y duración de la conversación de negocios y las identidades de las personas que tomaron parte tanto en la conversación de negocios como en la actividad de entretenimiento.
Donaciones El costo de la donación. Fecha de la donación. Descripción de la donación. Relación: Ocupaciones u otra información (tales como nombres, títulos u otras designaciones) sobre los destinatarios que demuestren la relación de negocios que estas personas tienen con usted. Para entretenimiento, también tiene que demostrar que usted mismo o su empleado estuvo presente si el entretenimiento fue una comida de negocios.
Transporte El costo de cada gasto por separado. Para gastos de automóvil, el costo del automóvil y todas las mejoras, la fecha en que empezó a utilizarlo con fines de negocios, las millas recorridas en cada uso comercial y el millaje total del año. Fecha del gasto. Para gastos de automóvil, la fecha del uso del automóvil. Su destino de negocios. Fines: Fines comerciales del gasto. 
 
Relación: No corresponde.

Si recibió un pago adelantado, asignación o reembolso de sus gastos, la manera en que declara esta cantidad y sus gastos depende de si el reembolso se le pagó bajo un plan de reembolsos con rendición de cuentas o sin rendición de cuentas.

Esta sección explica los dos tipos de planes, el trato tributario de sus reembolsos y gastos, y cómo los viáticos y asignaciones para automóvil facilitan la tarea de demostrar la cantidad de sus gastos.

Ningún reembolso.   Se considera que no se le reembolsan los gastos ni se le proporciona una asignación para los mismos si se le paga un salario o comisión a condición de que usted pague sus propios gastos. En esta situación, no se le hace ningún reembolso ni asignación y no tiene que leer esta sección sobre reembolsos. En vez de ello, vea Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ , más adelante, para información sobre cómo llenar su declaración de impuestos.

Reembolso, asignación o pago adelantado.   Un acuerdo de reembolso u otro acuerdo de asignación para gastos es un sistema o plan del cual hace uso un empleador a fin de pagar, corroborar y recuperar los gastos, pagos adelantados, reembolsos y cantidades que le han sido cobrados al empleador por los gastos de negocios del empleado. Los acuerdos incluyen los viáticos y asignaciones para automóvil.

   Una asignación de viáticos es una cifra fija de reembolso diario que a usted le proporciona su empleador para gastos de alojamiento y comida, además de gastos imprevistos, mientras usted está lejos de su domicilio por motivo de negocios. El término “gastos imprevistos” se define anteriormente bajo Gastos de Comidas y Gastos Imprevistos . Una asignación para automóvil es una cantidad que le proporciona su empleador para el uso comercial de su automóvil (el de usted).

  Su empleador debería decirle qué método de reembolso usa y qué documentación tiene que proveer.

Plan de Reembolsos con Rendición de Cuentas

Para ser un plan de reembolsos con rendición de cuentas, el acuerdo de reembolso o asignación de su empleador tiene que requerir todos los siguientes:

  1. Sus gastos tienen que ser relacionados con los negocios —es decir, usted tiene que haber pagado o incurrido en gastos deducibles mientras prestaba servicios como empleado de su empleador.

  2. Tiene que rendirle a su empleador cuentas adecuadas sobre estos gastos, dentro de un período de tiempo razonable.

  3. Tiene que devolver todo reembolso o asignación sobrante dentro de un período de tiempo razonable.

Vea Contabilidad Adecuada y Devolución de Reembolsos en Exceso , más adelante.

Un reembolso o asignación sobrante es toda cantidad que se le pague a usted que sea mayor a los gastos relacionados con los negocios de los cuales le rindió cuentas adecuadas a su empleador.

La definición de un período de tiempo razonable depende de los hechos y circunstancias de su situación. No obstante, sean lo que sean los hechos y circunstancias de su situación, las acciones que se efectuan dentro de los plazos especificados en la siguiente lista serán tratadas como si se hubieran efectuado dentro de un período de tiempo razonable:

  • Recibe un pago adelantado dentro de los 30 días después de haber incurrido en un gasto.

  • Rinde cuentas adecuadas de sus gastos dentro de los 60 días después de haberlos pagado o contraído.

  • Devuelve todo reembolso sobrante dentro de los 120 días después de que el gasto haya sido pagado o contraído.

  • Se le manda un estado de cuentas periódico (por lo menos trimestralmente) que le pide a usted devolver pagos adelantados pendientes, o rendir cuentas adecuadas de ellos, y usted lo hace dentro de los 120 días siguientes a la fecha del estado de cuenta.

El empleado reúne los requisitos del plan de reembolsos con rendición de cuentas.   Si cumple los tres requisitos para los planes de reembolsos con rendición de cuentas, su empleador no debería incluir ningún reembolso en sus ingresos en el recuadro 1 de su Formulario W-2. Si los gastos son iguales a su reembolso, no se llena el Formulario 2106. No tiene derecho a ninguna deducción ya que su reembolso fue igual a sus gastos.

  
Si su empleador incluyó reembolsos en el recuadro 1 del Formulario W-2 y usted cumple todos los requisitos para los planes de deducción de reembolsos con rendición de cuentas, pídale a su empleador un Formulario W-2 corregido.

No se cumplen los requisitos para planes de reembolsos con rendición de cuentas.   Aunque a usted se le reembolsa conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas, puede ser que algunos de sus gastos no reúnan todos los requisitos. Aquellos gastos que no cumplan los tres requisitos para estos planes, anteriormente descritos, son tratados como si se hubieran reembolsado conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas (explicado más adelante).

Reembolso de gastos no deducibles.   Conforme al plan de reembolsos con rendición de cuentas de su empleador, puede que le reembolsen por gastos relacionados con el negocio de dicho empleador, algunos de los cuales son deducibles como gastos de negocio del empleado y otros que no. Los reembolsos que usted reciba para los gastos no deducibles no cumplen el requisito 1 para los planes de reembolsos con rendición de cuentas, y son tratados como si se hubieran pagado conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas.

Ejemplo.

El plan de su empleador le reembolsa a usted los gastos de viaje mientras esté lejos de su domicilio por motivo de negocios, y también los gastos por concepto de comida cuando trabaje tarde en la oficina, aunque no esté lejos de su domicilio. La parte del acuerdo que le reembolsa las comidas no deducibles cuando trabaja tarde en la oficina se trata como si hubiera sido pagada conforme a un plan de deducción de reembolsos sin rendición de cuentas.

El empleador toma la decisión de reembolsar a sus empleados conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas o sin rendición de cuentas. Si usted es empleado que recibe pagos conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas, aunque opte por rendir voluntariamente cuentas a su empleador, y devolver voluntariamente pagos sobrantes al empleador, no logrará que los pagos se consideren hechos bajo un plan de reembolsos con rendición de cuentas.

Contabilidad Adecuada

Uno de los requisitos de un plan de reembolsos con rendición de cuentas es que usted declare adecuadamente los gastos a su empleador. Se considera que usted ha rendido las cuentas adecuadamente al entregarle a su empleador un informe de gastos, un libro de cuentas, un diario, o documentación parecida en la cual haya apuntado cada gasto en el momento en que lo tuvo, o lo antes posible, junto con documentos comprobantes (tales como recibos) de los viajes, millas recorridas y otros gastos de negocio del empleado. Vea la Tabla 26-2, anteriormente, para ver qué detalles necesita apuntar en sus registros, además de documentación requerida para demostrar ciertos gastos. Un viático o asignación para automóvil satisface el requisito de la contabilidad adecuada, bajo ciertas condiciones. Vea Viáticos y Asignaciones para Automóvil , más adelante.

Tiene que rendir cuentas de toda cantidad que haya recibido de su empleador durante el año por concepto de pagos adelantados, reembolsos o asignaciones. Esto incluye cantidades que haya cargado a la cuenta de su empleador mediante una tarjeta de crédito u otro método. Tiene que entregarle a su empleador el mismo tipo de documentación e información de apoyo que tendría que proveerle al IRS si el IRS tuviera dudas sobre una deducción en su declaración. Tiene que devolver el total de cualquier reembolso u otra asignación para gastos sobre la que no rindió cuentas adecuadas o que recibió en una cantidad mayor a la cantidad de la cual usted rindió cuentas.

Viáticos y Asignaciones para Automóvil

Si su empleador le reembolsa los gastos usando un viático o asignación para automóvil, normalmente usted puede usar la asignación para comprobar la cantidad de los gastos. Un viático o asignación para automóvil satisface los requisitos de la contabilidad adecuada, con respecto a la cantidad de los gastos, sólo si se dan todas las siguientes condiciones:

  • Su empleador limita razonablemente los pagos de sus gastos a aquéllos que sean ordinarios y necesarios para el manejo de su ocupación o negocio.

  • La asignación tiene una forma parecida a la de la tarifa federal y no es mayor a la misma (explicada más adelante).

  • Usted demuestra el momento (fechas), lugar y propósito comercial de los gastos a su empleador (como se explica en la Tabla 26-2) dentro de un período de tiempo razonable.

  • Usted no es pariente de su empleador (como se define más adelante). Si es pariente de su empleador, tiene que demostrar sus gastos ante el IRS aun si ya ha rendido cuentas adecuadamente a su empleador y devuelto todo reembolso excedente.

Si el IRS determina que las prácticas relativas a la asignación para viajes de un empleador no están basadas en un cálculo aproximado razonable de los costos de viaje (incluyendo las diferencias de costo en distintas zonas para cantidades de viáticos), no se considerará que usted ha rendido cuentas a su empleador. En este caso, usted tiene que poder demostrar sus gastos ante el IRS.

Pariente del empleador.   Se considera que usted es pariente de su empleador si:

  1. El empleador es su hermano o hermana, hermanastro o hermanastra, cónyuge, antepasado o descendiente directo,

  2. El empleador es una sociedad anónima en la cual usted es dueño de más del 10% del valor de las acciones en circulación, bien sea de forma directa o indirecta, o

  3. Existen ciertas relaciones (tal como fideicomitente, fiduciario o beneficiario) entre usted, un fideicomiso y su empleador.

Se podría considerar que usted posee acciones indirectamente, para fines del punto (2), si tiene intereses financieros en una sociedad anónima, sociedad colectiva, caudal hereditario o fideicomiso propietario de las acciones; o si un miembro de su familia o su socio es dueño de las acciones.

Tarifa federal.   La tarifa federal se puede calcular utilizando uno de los siguientes métodos:

  1. Para cantidades de viáticos:

    1. La tarifa federal normal de viáticos.

    2. La asignación estándar para comidas.

    3. La tarifa de máximos y mínimos.

  2. Para gastos de automóvil:

    1. La tarifa estándar por milla.

    2. Una tarifa fija y variable (FAVR, por sus siglas en inglés).

  
Para cantidades de viáticos, utilice la tarifa en vigencia para la zona donde usted se detenga a dormir o descansar.

La tarifa federal normal de viáticos.   La tarifa federal normal de viáticos es la cantidad más alta que el gobierno federal pagaría a sus empleados para gastos de alojamiento y comida, además de gastos imprevistos (o únicamente gastos de comida y gastos imprevistos) cuando viajan a una zona determinada. Las tarifas varían según los lugares. Estas tarifas deberían estar disponibles a través de su empleador. Éstos pueden obtenerlas en www.gsa.gov.

La asignación estándar para comidas.   La asignación estándar para comidas es la tarifa federal para comidas y gastos imprevistos (M&IE, por sus siglas en inglés). La tarifa para la mayoría de las pequeñas localidades de los Estados Unidos es $46. La mayoría de las ciudades principales y muchas otras localidades reúnen los requisitos para beneficiarse de tarifas más altas. Las tarifas de todas las localidades dentro de los Estados Unidos continentales están disponibles por Internet en  
www.gsa.gov.

  Se considera que usted recibe una asignación únicamente para comida y gastos imprevistos cuando su empleador toma una de las siguientes acciones:

  • Le provee alojamiento (se lo proporciona en especie).

  • Le reembolsa, basándose en sus recibos, el costo real de su alojamiento.

  • Paga directamente al hotel, motel, etc., por su alojamiento.

  • No cree razonablemente que usted haya tenido (o tendrá) gastos de alojamiento, por ejemplo, cuando se queda con amigos o parientes o duerme en la cabina de su camión.

  • Calcula la asignación de una manera semejante a la que se usó al calcular su remuneración, tal como el número de horas trabajadas o millas recorridas.

Tarifa de máximos y mínimos.   Es un método simplificado para calcular la tarifa federal para viáticos correspondiente a viajes dentro de los Estados Unidos continentales. Elimina la necesidad de mantener una lista actualizada de la tarifa de viáticos para cada ciudad.

  Bajo el método de máximos y mínimos, la cantidad de viáticos para viajes durante el período de enero hasta septiembre del año 2012 es $242 al día (incluyendo $65 para comidas y gastos imprevistos (M&IE)) en ciertos lugares donde el costo de vida es alto. Todas las demás zonas tienen una cantidad para viáticos de $163 al día (incluyendo $52 para comidas y gastos imprevistos). Usted puede ir a www.gsa.gov para saber las zonas en las que pueden aplicar la cantidad de viáticos de $242 conforme al método de máximos y mínimos para la totalidad o parte de este período.

  
A partir del 1 de octubre del año 2012, la tarifa de viáticos en ciertos lugares donde el costo de vida es alto se quedó a $242 (incluyendo $65 para comidas y gastos imprevistos). La tarifa para todos los demás lugares se quedó a $163 (incluyendo $52 para comidas y gastos imprevistos). Los empleadores que no hayan usado el método de máximos y mínimos durante los primeros 9 meses del año 2012 no pueden empezar a utilizarlo antes del año 2013. Para más información, vea Notice 2012-63 (Aviso 2012-63) y Revenue Procedure 2011-47 (Procedimiento Tributario 2011-47), en inglés, en el sitio www.irs.gov/irb/2012-42_IRB/ar12.html y www.irs.gov/irb/2011-42_IRB/ar12.html, respectivamente.

Cuándo prorratear la asignación estándar de comidas en días parciales de viaje.   La asignación estándar de comidas es para un día completo de 24 horas de viaje. Si viaja durante parte de un día, como en el caso de los días de salida y regreso, tiene que prorratear la tarifa del día entero para comidas y gastos imprevistos. También se aplica esta regla si su empleador utiliza la tarifa federal normal para viáticos o la tarifa de máximos y mínimos.

  Puede utilizar cualquiera de los siguientes métodos para calcular las comidas y gastos imprevistos federales para ese día:

  1. Método 1:

    1. Para el día de su salida, añada tres cuartos (3/4) de la cantidad de la asignación estándar para comidas correspondientes a dicho día.

    2. Para el día de su regreso, añada tres cuartos (3/4) de la cantidad de la asignación estándar para comidas correspondientes al día anterior.

  2. Método 2: Prorratee la asignación estándar de comidas utilizando cualquier método que usted aplique de manera uniforme y que esté de acuerdo con prácticas comerciales razonables.

La tarifa estándar por milla.   Es una tarifa fija por milla que puede usar para calcular los gastos deducibles de automóvil. Para 2012, la tarifa estándar por milla por operar su automóvil es 55½ centavos por milla.

Tarifa fija y variable (FAVR, por sus siglas en inglés).   Es una asignación que su empleador podría usar para reembolsar sus gastos de automóvil. Conforme a este método, su empleador paga una asignación que incluye un conjunto de pagos, los cuales cubren costos fijos y variables, tal como una tarifa de centavos por milla para cubrir los costos de operación variables (como la gasolina, el aceite, etc.) además de una cantidad fija para cubrir costos fijos (como la depreciación (o pagos de alquiler), seguro, etc.). Si su empleador opta por utilizar este método, él o ella le pedirá la documentación necesaria.

Cómo declarar sus gastos cuando recibe viáticos o asignación para automóvil.   Si su reembolso es en forma de asignación y la recibe conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas, los siguientes hechos afectan cómo usted declara su reembolso:

  • La tarifa federal.

  • Si la asignación o sus gastos reales eran mayores a la tarifa federal.

Las siguientes explicaciones detallan dónde declarar los gastos, teniendo en cuenta la diferencia entre la cantidad de su asignación y la tarifa federal.

Asignación menor o igual a la tarifa federal.   Si su asignación es menor o igual a la tarifa federal, la asignación no será incluida en el recuadro 1 de su Formulario W-2. No necesita declarar los gastos relacionados ni la asignación en su declaración de impuestos, si los gastos son iguales o menores a la asignación.

   Si, al contrario, sus gastos reales son mayores a la asignación, puede llenar el Formulario 2106 y deducir la cantidad excedente en el Anexo A del Formulario 1040. Si utiliza sus gastos reales, tiene que poder demostrar ante el IRS el total de la cantidad de sus gastos y reembolsos para el año entero. Si utiliza la asignación estándar para comidas o la tarifa estándar por milla, no tiene que demostrar esa cantidad.

Ejemplo.

Penélope recorre 10,000 millas en automóvil en 2012 por motivo de negocios. Conforme al plan de reembolsos con rendición de cuentas de su empleador, ella informa (rinde cuenta) del tiempo (fechas), lugar y propósito comercial de cada viaje. Su empleador le paga una asignación de 40 centavos por milla.

Ya que los gastos de Penélope, calculados a $5,550 conforme a la tarifa estándar por milla son mayores a su reembolso de $4,000 (10,000 millas × 40 centavos), detalla sus deducciones para declarar los gastos excedentes. Penélope llena el Formulario 2106 (mostrando todos sus gastos y reembolsos) y anota $1,550 ($5,550 − $4,000) como deducción detallada.

Asignación mayor a la tarifa federal.   Si su asignación es mayor a la tarifa federal, su empleador tiene que incluir la cantidad de la asignación hasta la tarifa federal en el recuadro 12 del Formulario W-2. Esta cantidad no es tributable. Sin embargo, la parte de la asignación que excede a la tarifa federal se incluirá en el recuadro 1 del Formulario W-2. Tiene que declarar esta parte de su asignación como si fuera ingresos de salario.

  Si sus gastos reales son menores o iguales a la tarifa federal, no debe llenar el Formulario 2106 ni declarar ninguno de sus gastos en su declaración de impuestos.

   Sin embargo, si sus gastos reales son mayores a la tarifa federal, puede llenar el Formulario 2106 y deducir esos gastos excedentes. Tiene que declarar en el Formulario 2106 sus reembolsos hasta la tarifa federal (como se muestra en el recuadro 12 de su Formulario W-2) y todos sus gastos. Debe poder demostrar estos gastos ante el IRS.

Ejemplo.

José vive y trabaja en Austin. En mayo, su empleador lo mandó a San Diego por 4 días y pagó la cuenta de hotel de José a través de un pago hecho directamente al hotel. El empleador le reembolsó $75 al día por comidas y gastos imprevistos. La tarifa federal para San Diego es de $71 al día.

José puede demostrar que sus gastos de comida reales fueron $380. El plan de reembolsos con rendición de cuentas de su empleador no pagará más de $75 al día por el viaje a San Diego, por lo tanto José no le entrega a su empleador la documentación que demuestra que de hecho gastó $380. Sin embargo, sí rinde cuenta de la fecha, lugar y los fines comerciales del viaje. Este es el único viaje de negocios que José realizó este año.

A José le reembolsaron $300 ($75 x 4 días). Dicha cantidad es $16 más alta que la tarifa federal de $284 ($71 x 4 días). Su empleador incluye los $16 como ingresos en el Formulario W-2 de José en el recuadro 1. Su empleador también anota $284 en el recuadro 12 del Formulario W-2 de José.

José llena el Formulario 2106 para calcular sus gastos deducibles. Anota el total de sus gastos reales del año ($380) en el Formulario 2106. También anota los reembolsos que no se incluyeron en sus ingresos ($284). El total de sus gastos deducibles, antes de aplicar el límite del 50%, es $96. Después de calcular el límite del 50% sobre su comida y entretenimiento no reembolsados, incluirá el saldo, $48, como una deducción detallada en el Anexo A del Formulario 1040.

Devolución de Reembolsos en Exceso

Conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas, usted está obligado a devolver todo reembolso u otras asignaciones de gastos de negocio excedentes a la persona que le pague el reembolso o asignación. Reembolso en excedente significa toda cantidad de la cual usted no haya rendido cuenta adecuadamente dentro de un período de tiempo razonable. Por ejemplo, si recibió un pago por adelantado para un viaje de negocios y no usó todos los fondos en gastos relacionados con los negocios, o no tiene pruebas de todos sus gastos, tiene un reembolso en excedente.

“Contabilidad adecuada” y “período del tiempo razonable” se explicaron anteriormente en este capítulo.

Pago por adelantado para un viaje.   Se considera que usted ha recibido un pago por adelantado para un viaje si su empleador le proporciona una asignación para gastos antes de que usted de hecho incurra en el gasto, y se espera razonablemente que la asignación no sobrepase la cantidad de su gasto. Conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas, está obligado a rendir cuentas adecuadas a su empleador de este pago por adelantado y devolver toda cantidad en exceso dentro de un período de tiempo razonable.

  Si no rinde cuenta adecuadamente de todo pago por adelantado excedente, o no lo devuelve dentro de un período de tiempo razonable, la cantidad de la cual usted no rindió cuentas, o no devolvió, será tratada como si hubiera sido pagada conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas (explicado más adelante).

Cantidades no demostradas.   Si no presenta pruebas de realmente haber viajado durante cada día por el cual recibió viáticos o asignaciones para automóvil (demostrando los elementos descritos en la Tabla 26-2), tiene que devolver la cantidad del pago por adelantado para viaje que no pudo demostrar dentro de un período de tiempo razonable. Si no lo hace, se considerará que la cantidad no demostrada ha sido pagada conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas (explicado más adelante).

Asignación para viáticos mayor a la tarifa federal.    Si el plan de reembolsos con rendición de cuentas de su empleador le paga una asignación que sea mayor a la tarifa federal, no tiene que devolver la parte que excedió a la tarifa federal para el período en el que puede demostrar que tuvo gastos de viaje relacionados con los negocios. No obstante, la diferencia se declara como salario en el Formulario W-2. Se considera que la cantidad en exceso ha sido pagada conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas (se explica más adelante).

Ejemplo.

Su empleador lo manda en un viaje de negocios de 5 días a Phoenix en marzo del año 2012 y le da un pago de $400 ($80 × 5 días) por adelantado para cubrir el costo de comidas y gastos imprevistos. Los viáticos federales para comidas y gastos imprevistos que corresponden a Phoenix son de $71. Su viaje dura sólo tres días. Conforme al plan de reembolsos con rendición de cuentas de su empleador, tiene que devolver el pago por adelantado de $160 ($80 × 2 días) por los 2 días en los que no viajó. Para los 3 días en los que viajó, no tiene que devolver la diferencia de $27 entre la asignación que recibió y la tarifa federal para Phoenix (($80 − $71) × 3 días). No obstante, los $27 se declaran en el Formulario W-2 como salario.

Plan de Reembolsos sin Rendición de Cuentas

Un plan de reembolsos sin rendición de cuentas es un acuerdo de reembolsos o de asignación de gastos que no cumple uno (o más) de los tres requisitos explicados anteriormente, bajo Plan de Reembolsos con Rendición de Cuentas .

Además, aunque su empleador tenga un plan de reembolsos con rendición de cuentas, los siguientes pagos se tratarán como si hubieran sido pagados conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas.

Si no está seguro de si el reembolso o acuerdo de asignación de gastos es un plan de reembolsos con rendición de cuentas o un plan de reembolsos sin rendición de cuentas, pregúntele a su empleador.

Cómo declarar los gastos conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas.    Su empleador combinará la suma de todo reembolso u otra asignación para gastos que le haya pagado a usted, conforme a un plan de reembolsos sin rendición de cuentas, con su salario, sueldo u otra paga. Su empleador declarará el total en el recuadro 1 del Formulario W-2.

   Tiene que llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y detallar sus deducciones para deducir gastos de viaje, transporte, comida o entretenimiento. Los gastos de comida y entretenimiento estarán sujetos al límite del 50%, explicado anteriormente, bajo Gastos de Entretenimiento. Además, el total de todos sus gastos estará sujeto al límite del 2% de los ingresos brutos ajustados, el cual corresponde a la mayoría de las deducciones detalladas misceláneas en el Anexo A del Formulario 1040.

Ejemplo.

El empleador de Cristina le da $1,000 al mes ($12,000 para el año) para cubrir sus gastos de negocio. Cristina no tiene que facilitarle ningún documento comprobante de sus gastos a su empleador y Cristina se puede quedar con todos los fondos que no gaste.

A Cristina se le reembolsa conforme a un plan de deducción de reembolsos sin rendición de cuentas. Su empleador incluirá los $12,000 en el Formulario W-2 de Cristina como si fuera parte de su salario. Si Cristina quiere deducir sus gastos de negocio, tiene que llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y detallar sus deducciones.

Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ

Esta sección da una breve descripción de cómo los empleados deben llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ. La Tabla 26-3 explica lo que el empleador declara en el Formulario W-2 y lo que el empleado declara en el Formulario 2106. Las instrucciones correspondientes a esos formularios tienen más información sobre cómo se completan.

Si trabaja por cuenta propia, no presente el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ. Declare los gastos en el Anexo C, C-EZ o F del Formulario 1040. Vea las instrucciones correspondientes al formulario que necesite presentar.

Formulario 2106-EZ.   Quizás pueda usar el Formulario 2106-EZ, el cual es más corto, para declarar sus gastos de negocio como empleado. Puede usar este formulario si se cumplen todas las siguientes condiciones:

  • Usted es empleado que deduce gastos atribuibles a su trabajo.

  • Su empleador no le reembolsó los gastos (las cantidades incluidas en el recuadro 1 de su Formulario W-2 no se consideran reembolsos).

  • Si usted declara gastos de automóvil, utiliza la tarifa estándar por milla.

Gastos de automóvil.   Si utilizó su automóvil para desempeñar su trabajo como empleado, quizás pueda deducir ciertos gastos de automóvil. Éstos suelen calcularse en la Parte II del Formulario 2106 y luego declararse en la Columna A de la línea 1 de la Parte I del Formulario 2106. También puede usar el Formulario 2106-EZ (completando la Parte II y la línea 1 de la Parte I) para calcular los gastos de automóvil a los cuales se aplica la tarifa estándar por milla.

Gastos de transporte.   Muestre los gastos de transporte relativos a viajes que no incluyeran estadías nocturnas en la Columna A de la línea 2 del Formulario 2106, o en la línea 2 de la Parte I del Formulario 2106-EZ. Incluya también en esta línea gastos de negocio en los que incurra al pagar cargos de estacionamiento y peaje. No incluya gastos de operación del automóvil ni gastos de ida y vuelta al trabajo.

Tabla 26-3. Declaración de Gastos y Reembolsos de Viajes, Entretenimiento, Regalos y Automóvil.

SI el tipo de acuerdo de reembolso (u otra asignación de gastos) se encuentra bajo: ENTONCES el empleador declara en el Formulario W-2: Y el empleado 
declara en el 
Formulario 2106:*
Un plan de reembolsos con rendición de cuentas con:
Reembolso de gastos reales: 
Se ha hecho una contabilidad adecuada y se ha devuelto el excedente. 		Ninguna cantidad. Ninguna cantidad.
Reembolso de gastos reales: 
Se requieren una contabilidad adecuada y la devolución del excedente pero el excedente no ha sido devuelto. 		La cantidad excedente, como salario en el recuadro 1. Ninguna cantidad.
Asignación para viáticos o millas recorridas hasta la tarifa federal: 
Se ha hecho una contabilidad adecuada y se ha devuelto el excedente. 		Ninguna cantidad. Todos los gastos y reembolsos, únicamente si se declaran gastos excedentes. De lo contrario, no se presenta el formulario.
Asignación para viáticos o millas recorridas hasta la tarifa federal: 
Se requiere una contabilidad adecuada y la devolución del excedente pero el excedente no ha sido devuelto. 		La cantidad excedente, como salario en el recuadro 1. La cantidad hasta la tarifa federal se declara sólo en el recuadro 12 —no se declara en el recuadro 1. Ninguna cantidad.
La asignación para viáticos o millas recorridas sobrepasa la tarifa federal:  
Sólo se ha hecho contabilidad adecuada hasta la tarifa federal y el excedente no ha sido devuelto. 		La cantidad excedente, como salario en el recuadro 1. La cantidad hasta la tarifa federal se declara sólo en el recuadro 12 —no se declara en el recuadro 1. Todos los gastos (y el reembolso declarado en el recuadro 12 del Formulario W-2) sólo si se declaran gastos excedentes de la tarifa federal. De lo contrario, el formulario no es necesario.
Un plan de reembolsos sin rendición de cuentas con:
Un plan que no requiere la contabilidad adecuada ni la devolución del excedente, ni ninguna de las dos. La cantidad entera, como salario en el recuadro 1. Todos los gastos.
Ningún plan de reembolso: La cantidad entera, como salario en el recuadro 1. Todos los gastos.
*Quizás pueda usar el Formulario 2106-EZ. Vea Cómo Llenar los Formularios 2106 y 2106-EZ .

Gastos de negocio del empleado que no sean de comida y entretenimiento.   Muestre los demás gastos de negocio del empleado en la Columna A de las líneas 3 y 4 del Formulario 2106 o las líneas 3 y 4 del Formulario 2106-EZ. No incluya gastos para comida y entretenimiento en esas líneas. La línea 4 es para gastos como regalos, gastos escolares (costo de matrícula y libros), gastos relacionados con una oficina en casa, y publicaciones especializadas y profesionales.

Si los gastos de la línea 4 son los únicos que usted declara y no recibió ningún reembolso (o todos los reembolsos se incluyeron en el recuadro 1 del Formulario W-2), y las Reglas Especiales, presentadas más adelante, no le corresponden, no llene el Formulario 2106 ni el Formulario 2106-EZ. Anote estas cantidades directamente en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040. Anote el tipo y la cantidad de cada gasto en las líneas de puntos, e incluya el total en la línea 21.

Gastos de comida y entretenimiento.   Muestre la cantidad entera de sus gastos por comidas y entretenimiento relacionados con los negocios en la Columna B de la línea 5 del Formulario 2106. Incluya comidas consumidas cuando pasó la noche fuera de su domicilio tributario durante un viaje de negocios y otras comidas y entretenimiento de negocio. Anote el 50% de la Columna B de la línea 8, la cual corresponde a gastos de comida y entretenimiento, en la Columna B de la línea 9.

  Si presenta el Formulario 2106-EZ, anote la cantidad entera de la comida y entretenimiento en la línea directamente a la izquierda de la línea 5 y multiplique el total por el 50%. Anote el resultado en la línea 5.

Límites a las horas de servicio.   Si está sujeto a los límites sobre las “horas de servicio” del Departamento de Transporte, use el 80% en vez del 50% para comidas consumidas mientras esté fuera de su domicilio tributario.

Reembolsos.    Anote en la línea 7 del Formulario 2106 las cantidades que su empleador (o tercero) le reembolsó y que no fueron incluidas en el recuadro 1 de su Formulario W-2 (usted no puede utilizar el Formulario 2106-EZ). Estas cantidades incluyen todo reembolso declarado bajo el código L en el recuadro 12 del Formulario W-2.

Cómo repartir el reembolso.   Si se le reembolsó conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas y usted quiere deducir gastos en exceso que no se reembolsaron, puede verse obligado a repartir su reembolso. Esto es necesario si su empleador paga su reembolso de la siguiente manera:

  • Le paga a usted una sola cantidad que cubre comida y/o entretenimiento, además de otros gastos de negocio y

  • No identifica claramente cuánto corresponde a comidas y/o entretenimiento deducibles.

Tiene que asignar partes a ese pago sencillo a fin de saber cuánto anotar en las Columnas A y B de la línea 7 del Formulario 2106.

Ejemplo.

El empleador de Roberto le pagó una asignación de $12,000 para gastos este año, conforme a un plan de reembolsos con rendición de cuentas. El pago de $12,000 consistía en $5,000 por el precio del boleto de avión y $7,000 por gastos de entretenimiento y automóvil. El empleador de Roberto no mostró claramente qué parte de los $7,000 correspondía al costo de entretenimiento deducible. En realidad, Roberto gastó $14,000 durante el año ($5,500 por el boleto de avión, $4,500 por entretenimiento y $4,000 por gastos de automóvil).

Como se identificó claramente la asignación para el precio del boleto de avión, Roberto sabe que $5,000 del pago se anota en la Columna A de la línea 7 del Formulario 2106. Para repartir los $7,000 restantes, Roberto usa la hoja de cálculo de las instrucciones para el Formulario 2106. Su hoja de cálculo completada se encuentra a continuación:

Hoja de Cálculo para Asignaciones de Reembolsos (guarde con su documentación)

1. Anote el total de la cantidad de reembolsos que le entregó su empleador y de los que no se le informó en el recuadro 1 del Formulario W-2 $7,000
2. Anote el total de la cantidad de los gastos para los períodos cubiertos por este reembolso 8,500
3. De la cantidad de la línea 2, anote el total del gasto por concepto de comida y entretenimiento 4,500
4. Divida la línea 3 por la línea 2. Anote el resultado como número decimal (sacando hasta por lo menos tres decimales) 0.529
5. Multiplique la línea 1 por la línea 4. Anote el resultado aquí y en la línea 7 de la Columna B 3,703
6. Reste la línea 5 de la línea 1. Anote el resultado aquí y en la línea 7 de la Columna A $3,297

En la línea 7 del Formulario 2106, Roberto anota $8,297 ($5,000 por tarifa aérea y $3,297 de los $7,000) en la Columna A y $3,703 (de los $7,000) en la Columna B.

Después de llenar el formulario.    Después de llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ, siga las instrucciones de ese formulario sobre cómo deducir los gastos en la línea correspondiente de su declaracion de impuestos. Para la mayoría de los contribuyentes, ésta es la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040. Sin embargo, si usted es funcionario público que presta servicios a base de honorarios, artista de actuación, personal de las Reservas de las Fuerzas Armadas o empleado incapacitado con gastos de trabajo relacionados con una incapacidad, vea Reglas Especiales , más adelante.

Límites a los gastos de negocio del empleado.   Los gastos de negocio del empleado pueden estar sujetos a cualquiera de los límites descritos a continuación. Estos límites se calculan en el siguiente orden en el formulario especificado:

1. Límite sobre comida y entretenimiento.    Ciertos gastos de comida y entretenimiento están sujetos a un límite del 50%. Si es un empleado, calcule este límite en la línea 9 del Formulario 2106 o la línea 5 del Formulario 2106-EZ. Vea Límite del 50% , bajo Gastos de Entretenimiento, anteriormente.

2. Límite sobre deducciones detalladas misceláneas.    Si es empleado, deduzca los gastos de negocio del empleado (como se calculan en el Formulario 2106 ó 2106-EZ) en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040. La mayoría de las deducciones detalladas misceláneas, incluidos los gastos de negocio del empleado, está sujeta a un límite del 2%. Este límite se calcula en la línea 26 del Anexo A del Formulario 1040.

Reglas Especiales

Esta sección trata de las reglas especiales que corresponden al personal de las Reservas de las Fuerzas Armadas, funcionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios, artistas de actuación y empleados incapacitados que tengan gastos de trabajo relacionados con una incapacidad.

Personal en las Reservas de las Fuerzas Armadas que viaje a más de 100 millas de su domicilio.   Si es miembro de un cuerpo de reserva de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos y viaja más de 100 millas de su domicilio con relación al desempeño de sus funciones como miembro del personal de reserva, puede deducir sus gastos de viaje como un ajuste a su ingreso bruto, en lugar de una deducción detallada miscelánea. La cantidad de gastos que puede deducir como ajuste a su ingreso bruto se limita a la tarifa federal normal de viáticos (alojamiento, comida y gastos imprevistos) y la tarifa estándar por milla (gastos de automóvil) además de los cargos de estacionamiento, transbordador (ferry) y peaje. La tarifa federal se explicó anteriormente bajo Viáticos y Asignaciones para Automóvil. Todo gasto en exceso de estas cantidades puede deducirse sólo como deducción detallada miscelánea sujeta al límite del 2%.

Miembro de un cuerpo de reserva.   Usted es miembro de un cuerpo de reserva de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos si es miembro de la Reserva del Ejército, Reserva de la Marina, Reserva de la Infantería de Marina, Reserva de la Fuerza Aérea, Reserva de la Guardia Costera, Guardia Nacional del Ejército de los Estados Unidos, Guardia Nacional Aérea de los Estados Unidos o el Cuerpo de Reserva del Servicio de Salud Pública.

Cómo hacer la declaración.   Si viaja más de 100 millas de su domicilio por razones de sus funciones de reserva, primero debe llenar el Formulario 2106 o el Formulario 2106-EZ. Luego anote, en la línea 24 del Formulario 1040, los gastos de dicho viaje por encima de 100 millas de su domicilio, hasta la tarifa federal, anotados en la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ en el total de la línea 24 del Formulario 1040. Reste esta cantidad del total de la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ y deduzca el saldo como una deducción detallada en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040.

  No puede deducir gastos de viajes hechos a distancias menos de 100 millas de su domicilio como un ajuste al ingreso bruto. En vez de ello, tiene que completar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y deducir esos gastos como una deducción detallada en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040.

Funcionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios.   Ciertos funcionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios pueden declarar sus gastos de negocio del empleado independientemente de si detallan sus deducciones o no en el Anexo A del Formulario 1040.

  Los funcionarios públicos que prestan servicios a base de honorarios son personas que trabajan para un gobierno estatal o local y que reciben toda o parte de su paga a base de honorarios. Pueden deducir los gastos de negocio en los que incurren en el desempeño de aquel trabajo como un ajuste a su ingreso bruto en vez de como una deducción detallada miscelánea.

  Si usted es un funcionario público que presta servicios a base de honorarios, incluya sus gastos de negocio del empleado de la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ, en la línea 24 del Formulario 1040.

Gastos de ciertos artistas de actuación.   Si usted es artista de actuación, quizás reúna los requisitos para deducir sus gastos de negocio como un ajuste a su ingreso bruto, en lugar de como una deducción detallada miscelánea. Para tener derecho a esta opción, tiene que reunir todos los siguientes requisitos:

  1. Durante el año tributario, usted presta servicios en el campo de las artes de actuación como empleado, para al menos dos empleadores.

  2. Recibe de dos de esos empleadores por lo menos $200 de cada uno.

  3. Sus gastos de negocio relacionados con las artes de actuación son mayores al 10% de su ingreso bruto proveniente del desempeño de aquellos servicios.

  4. Su ingreso bruto ajustado no es más de $16,000 antes de deducir estos gastos de negocio.

Reglas especiales para personas casadas.   Si es casado, tiene que presentar una declaración conjunta, a menos que haya vivido separado de su cónyuge en todo momento durante el año tributario.

  Si presenta una declaración conjunta, tiene que ver si, por separado, tanto usted como su cónyuge reúnen los requisitos (1), (2) y (3). No obstante, el requisito (4) corresponde al ingreso bruto ajustado combinado de usted y su cónyuge.

Dónde hacer la declaración.    Si reúne todos los requisitos mencionados anteriormente, primero debe llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ. Luego incluya los gastos relacionados con las artes de actuación de la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ en el total de la línea 24 del Formulario 1040.

  Si no reúne todos los requisitos mencionados anteriormente, no tiene derecho a deducir sus gastos como un ajuste a su ingreso bruto. En lugar de ello, tiene que llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ y deducir sus gastos de negocio como una deducción detallada en la línea 21 del Anexo A del Formulario 1040.

Gastos de trabajo relacionados con el impedimento de empleados incapacitados.   Si usted es un empleado que padece de una incapacidad física o mental, sus gastos de trabajo relacionados con la incapacidad no están sujetos al límite del 2% del ingreso bruto ajustado que corresponde a la mayor parte de los demás gastos de negocio del empleado. Después de llenar el Formulario 2106 ó 2106-EZ, anote en la línea 28 del Anexo A del Formulario 1040 sus gastos de trabajo relacionados con la incapacidad (también anotados en la línea 10 del Formulario 2106 o de la línea 6 del Formulario 2106-EZ), e identifique el tipo y la cantidad de este gasto en la línea de puntos directamente al lado de la línea 28. Anote en la línea 21 del Anexo A los gastos de negocio que no estén relacionados con su incapacidad (también anotados en la línea 10 del Formulario 2106 o la línea 6 del Formulario 2106-EZ).

  Los gastos de trabajo relacionados con la incapacidad son los gastos permisibles por concepto de los servicios de un asistente en su lugar de trabajo y otros gastos en los que incurra con relación a su lugar de trabajo que sean necesarios para que usted pueda trabajar. Para más información, vea el capítulo 21, de esta publicación.

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